Дипломная работа: Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ БелИФ на основе технологи

1) Планирование и распределение рабочего времени.

2) Размещение и оснащение рабочего места. Создание комфортных условий труда и отдыха.

3) Рациональное использование технических средств.

4) Применение научно-технической, экономической, оперативно-производственной информации и коммуникаций.

Организаторская работа руководителя немыслима без контактов с подчиненными, работниками других подразделений аппарата управления, обращающимся по тем или иным вопросам. Руководитель постоянно общается с подчиненными и посетителями. Это позволяет ему получить информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления.

Информация в менеджменте является формой связи между субъектом и объектом управления, объективно отражающей их состояние. Для менеджера предприятия информация является предметом, средством и результатом труда. Предмет труда - это нормативно-справочная информация. Средства труда - последовательность переработки информации (проведение расчетов, анализа). Результат труда - управленческие решения о необходимости воздействия на управляемый объект для достижения поставленной цели. Поэтому для управления предприятием необходимо иметь оперативную и достоверную информацию.

Использование информации, идущей от исполнителей, коллег на работе, получаемой на совещаниях, конференциях и беседах, в процессе контроля, во время командировок, экскурсий, при осмотрах выставок и пр. предполагает следующие этапы:

I. Получение и сбор предварительной, текущей и заключительной информации.

II. Обработка, систематизация, анализ и обобщение информации.

III. Передача информации исполнителям.

Приступая к сбору информации, необходимой для принятия решения, руководитель сталкивается с двумя трудностями - ее избытком или недостатком. Руководитель должен выработать четкий подход к общей оценке материала, определить необходимость фактов и их содержание, сроки их сбора и обработки, эффективность предполагаемых результатов; установить методы и приемы классификации материала. Наиболее простыми и часто использующимися формами передачи информации являются:

- переноска, пересылка, перевозка документов;

- получение по телефону, телефаксу, телетайпу, телеграфу и радио;

- использование телекоммуникационных систем.

При сборе информации необходимо использовать такие способы, при которых может быть обеспечено выполнение следующих условий:

1. Правильность и четкость информации.

2. Своевременность получения.

3. Мобильность.

4. Простота ее сбора и передачи.

5. Экономичность при сборе и передаче.

6. Доступность и применение технических средств.

Сбор предварительной информации необходим для формирования профессиональной квалификации. Текущая информация - для выполнения конкретной задачи, ознакомления с инструкциями, приказами, положениями, планами, графиками, отчетами, для проведения экспериментов, хронометражных наблюдений. Получение заключительной информации служит основанием для проведения анализа деятельности предприятия, сравнения работы предыдущего и текущего периодов, выявления сильных и слабых сторон в деятельности предприятия. Выполняемая работа предполагает также получение управленческой информации из книг, монографий, периодики. В результате личных наблюдений, при посещении рабочих мест и так далее.

Помимо сбора информации руководитель обрабатывает, систематизирует и анализирует ее. Обработка и регистрация информации на современном предприятии осуществляется с помощью быстродействующих электронно-вычислительных машин персонального назначения и периферийной техники. Процесс переработки информации состоит из следующих операций: прием первичной информации, контроль правильности оформления входных документов, подготовка информации к вводу в ЭВМ, сортировка, кодирование входящей информации, ввод информации в ЭВМ, обработка информации, вывод информации, выдача информации по принадлежности для управления, хранение информации для дальнейшего использования.

Процесс обработки информации на ЭВМ осуществляется с помощью специальных прикладных программ, которые в свою очередь разрабатываются математиками-программистами. ЭВМ позволяет быстро, четко и надежно проверять различные предположения, делать правильные умозаключения, принимать оптимальные решения на основе переработанной информации. Кроме того, вести учет, классифицировать, периодически проверять ход выполнения решений, выдавать необходимую информацию в виде сводок и группировок с указанием сроков по каждому из них, контролировать и так далее[7] .

Выходная информация передается исполнителям для принятия решений. Внутренняя информация предприятия характеризует различные стороны промышленно-хозяйственной деятельности. Она носит оперативный характер, отражает экономические результаты работы предприятия. Передача информации исполнителям осуществляется в виде приказов, распоряжений, инструкций, программ, методик и так далее. Важная роль при передаче информации отводится специальному аппарату при руководителе (секретарь, секретарь-референт и прочие.), который призван осуществлять сбор, регистрацию, сортировку, анализ и подготовку информации для принятия решений.

Работа руководителя с информацией предполагает внедрение новейших технических средств обработки информации, включая известные средства механизации, регистрационную, копировальную, оптическую и другую современную технику.

Определяется оптимальное количество и качество принимаемой и перерабатываемой информации. Работа с информацией характеризуется количеством инстанций, которые проходит документ в процессе оперативной работы с ним. А также временем, необходимым для прохождения документа.

Используя, передавая информацию и получая обратный сигнал, руководитель организует, направляет и мотивирует подчиненных. Передача информации от субъекта управления объекту происходит при помощи процесса коммуникации, который является элементом работы с информацией. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или другой форме (письмо, жесты, позы, тон и тембр голоса) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникации включают и то, что передается, и то, как передается. Для того, чтобы процесс коммуникации состоялся необходимо наличие как минимум двух людей. Каждый из участников должен обладать способностью, видеть, слышать, ощущать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.