Дипломная работа: Специфика языка служебных документов
«Гарантируем возврат кредита в сумме ... до ...»
«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»
«Предоставление жилой площади гарантируем».
В письме-претензии:
«... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»
«... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».
В распорядительном документе:
«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на ...».
Владение деловым стилем — это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
2.2 Композиция
служебный документ деловой стиль язык
Композиция документа - это способ формализации состава информации, содержащейся в нем; композиция или структура текста документа — это последовательность расположения его составных частей (аспектов).
Наиболее рациональна структура текста (ГОСТ 6.15.1—75), состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй части — выводы, просьба, предложения, решения, распоряжения.
Тексты документов могут отражать только один аспект, например, текст приказа — только распоряжение без констатации факта, текст письма — только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы по правилам, предусмотренным ГОСТ 1.5—68.
Так, примерная структура текста должностной инструкции имеет вид: общая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения; оценка работы и ответственность.
Примерная структура текста устава: общие положения; управление; имущество; права и обязанности; реорганизация (ликвидация).
Композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой: обоснование актуальности запроса; содержание запроса, ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантии.
Вот пример письма-запроса:
Институт русского языка имени А. С. Пушкина готовит сборник статей «Русский язык за рубежом». Составители сборника испытывают острую необходимость в получении информации об изучении русского языка среди нефилологов (инженеров).
Просим подготовить и выслать в наш адрес не позднее 1 июля 1980 г. статью на эту тему.
С уважением...
Сопроводительное письмо состоит из двух частей: в первой части — сообщение о высылаемом материале, во второй — уточняющие сведения.
Например:
Направляем подробное описание автоматизированных систем управления. Получение просим подтвердить.
Типовое содержание письма, выражающего просьбу, включает: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение просьбы; ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена; готовность к дальнейшему сотрудничеству.
Например:
Прошу выслать в наш адрес по одному экземпляру иллюстрированных каталогов токарно-карусельных станков. Оплата гарантируется.
Эти аспекты предопределяют выбор первых и заключительных слов письма и, конечно, структуру, и место «ударной» фразы в основном тексте.
Наибольшую трудность вызывает составление письма-ответа, содержащего отказ в просьбе или отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме: повторение просьбы; причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято; констатация отказа или отклонения предложения.
Например:
Вашу просьбу о досрочной поставке станков с программным управлением выполнить не можем по следующим причинам (формулирование причин)... Поэтому станки типа ... будут поставлены в сроки, указанные в договоре.