Дипломная работа: Специфика языка служебных документов

Каждый документ состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. Например, документ, подлежащий машинной обработке, должен иметь свои специфические реквизиты, не присущие традиционному документу. Каждый реквизит занимает определенное место в документе. Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на листе бумаги, называется его формуляром. Формуляры на служебные документы тестированы (ГОСТ 6.38—72 «Единый формуляр — образец»).

Предварительное составление и тщательная, обработка проекта формуляра любого документа являются эффективными средствами повышения его качества.

Независимо от вида унифицированного документа егосинтаксис, порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это — так называемый прямой порядок главных членов предложения.

Обратный порядок допустим в том случае, если в начало предложения выносится обстоятельство или дополнение.

Например:

Проектом программы семинара предусмотрен доклад Вашей организации на секции «Унификация систем документации».

Рассмотрим характерные для официально-делового стиля варианты согласования сказуемого с подлежащим , вызывающие затруднения у составителей официальных писем.

1. При подлежащем с количественным именем числительным, оканчивающимся на один, сказуемое употребляется в форме единственного числа, т. е. происходит согласование по грамматическому принципу. Употребление сказуемого в форме множественного числа (согласование по смыслу) по аналогии с другими количественными числительными в составе подлежащего неправильно.

Например:

Неправильно:

В 1992 г. на предприятие былиприняты 21 специалист.

Правильно:

В 1992 г. на предприятие был принят 21 специалист.

2. При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное два и более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа.

Например:

На заседании секции научно-технического совета будут обсуждены (будет обсуждено) три доклада; Сто сорок тонн цемента было отправлено (были отправлены) в апреле.

Следует учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, которое обозначается — по весу, размеру, времени, на штуки и т. д.:

Заводу выделено двенадцать автомашин; На стройку будет отправлено пять тонн кирпича.

Форма единственного числа придает сообщению безличную окраску, подчеркивает итоговый результат действий. Единственное число оказывается более уместным и в тех случаях, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенному сказуемым действию или признаку:

Будет премировано сто рабочих; Было рассмотрено три проекта; Было продано четыре костюма.

При обозначении значительного числа, чего-либо, как правило также употребляется форма единственного числа. Например:

Совхозу будет выделено две тысячи тонн удобрений.

Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда пишущий хочет подчеркнуть активный характер действий каждого лица (предмета), входящего в группу.

Например:

Двенадцать рабочих цеха добились отличных показателей; Семь станков, разработанных институтом, получили медали и дипломы.

3. Подлежащее со словами и словосочетаниями, содержащими слова большинство, множество, ряд, часть, много. немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также отрицательные и неопределенные местоимения (никто, ничто, кое-кто) употребляются со сказуемым в форме единственного числа, т.е. сказуемое в этом случае согласуется с под-лежащим по грамматическому принципу.

Например:

Большинство голосов против; Ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.

4. При подлежащем, выраженном местоимением кто, сказуемое ставится в форме единственного числа: