Дипломная работа: Влияние унификации документов на систему делопроизводства

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

· разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

· осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

· организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

· регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

· организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; размножение и проектирование бланков документов;

· разработка номенклатуры дел организации, обеспечения хранения дел и оперативного использования документной информации;

· организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

· разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

· осуществление контроля за правильностью оформления и формированияструктурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

· организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде;

· повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;

· организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ .

Как видим, организация деятельности службы документационного обеспечения управления важная составляющая всей деятельности учреждения, организации и фирмы, от качества деятельности которой зависит эффективность управленческой работы.

1.2 Унификация документов: основные понятия

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию". По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов". Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ).

отраслевые стандарты (ОСТ);

республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой, взамен применяемой даст значительный экономический эффект.

Работа по унификации включает:

· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;