Доклад: Документация кабинета информатики
Таблица «Журналы» содержит информацию о журналах. В нее включены семь полей: КодЖурнала (для идентификации журнала в базе данных), Читатель (устанавливает читателя взявшего журнал), Заголовок (указывает заголовок журнала), Номер (определяет номер выпуска), Год (год издания), Количество экземпляров (число данных журналов), На руках (указывает, имеется ли журнал на кафедре). Основные характеристики полей приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2.
Характеристика полей «Журналы»
| Имя элемента | Тип данных | Описание |
| КодЖурнала | Счетчик | 150 |
| Читатель | Текстовый (5) | |
| Заголовок | Текстовый (200) | МИРInternet |
| Номер | Числовой | 2 |
| Год | Числовой (20) | 2002 |
| Кол-во экз. | Числовой(20) | 2 |
| На руках | Логический (Да/Нет) | Нет |
Следующей таблицей является «Компакт - диски» . В ней представлены следующие поля: КодКД (показывает код диска), Читатель (определяет читателя взявшего компакт - диск), Название диска (наименование диска), Номер (указывает номер для дисков, прилагающихся к журналу), Год (определят год выпуска диска), Количество экземпляров (число компакт – дисков), На руках (показывает, имеется ли диск на кафедре). Основные характеристики полей приведены в таблице 1.3.
Таблица 1.3.
Характеристика полей «Компакт - диски»
| Имя элемента | Тип данных | Описание |
| КодКД | Счетчик | 21 |
| Читатель | Текстовый (5) | Федорова Александра |
| Название диска | Текстовый (200) | КОМПЬЮТЕРПРЕСС |
| Номер | Числовой | 4 |
| Год | Числовой | 2000 |
| Кол-во экз. | Числовой | 1 |
| На руках | Логический (Да/Нет) | Да |
В состав таблицы «Формуляр читателя» входят следующие столбцы: Код Читателя (определяет номер читателя), Фамилия, Имя и Отчество (указывают фамилию, имя и отчество читателя, соответственно), №группы (обозначает в какой группе обучается студент), Факультет (указывает название факультета читателя), Национальность (показывает национальность), Пол (идентифицирует пол читателя), Год рождения (дата рождения), Отчислен (показывает по каким причинам читатель выбыл, взял академический отпуск), Кафедра (указывает название кафедры читателя), Соц. положение (определяет социальное положение читателя), Форма образования (указывает форму образования, для студентов), По образованию (показывает какое у читателя образование), Домашний адрес, № телефона и № паспорта (для идентификации адреса, № телефона и № паспорта читателя, соответственно), Год (показывает дату записи в библиотеку кафедры МиМИД). Данная таблица имеет связи с её предками и показаны в Прил. 3.
Характеристики вспомогательных таблиц даны в приложении 4
1 .2. Создание запросов.
В MicrosoftAccess для создания запросов, также как и в других объектах, предоставляет ряд мастеров. Мастера позволяют в диалоге с пользователем построить простые и перекрёстные запросы, запросы на выборку повторяющихся записей или значений полей в таблице или записей без подчинённых. Основным средством разработки запросов, реализующим все возможности диалогового средства QBE, является конструктор.
Наиболее распространённым типом запроса является запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает поля из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке. На основе запроса на выборку создаются запросы других типов.
Так же как и таблицы с помощью конструктора мы создали запросы. В общей сложности было создано восемь запросов:
· «Читатели: преподаватели и сотрудники»;
· «Читатели: студенты»;
· «Журналы на кафедре»;
· «Журналы на руках»;
· «Книги на кафедре»;
· «Книги на руках»;
· «Компакт – диски на кафедре»;
· «Компакт – диски на руках».
Запрос «Читатели: преподаватели и сотрудники» основанна двух таблицах имеющих между собой связь вида 1 : М: «Социальное положение» и «Формуляр читателя». Из таблицы «СП» добавлено поле социальное положение которое имеет условие отбора следующего вида ("Преподаватель" Or "Сотрудник") предназначенное для вывода всех преподавателей и сотрудников академии введенных в базу данных. А так же из таблицы «Формуляр читателя» добавлены следующие поля: ФИО, факультет, национальность, кафедра, пол. «Читатели: студенты» базируется на таблицах имеющих связь вида М : 1: «Формуляр читателя» и «Группы». В поле группы (табл. «Группы») было введено условие отбора ([Введите группу:]), при открытии запроса, необходимо ввести номер группы, например, 423-1.
Из таблицы «Журналы» в конструктор были добавлены поля (Читатель, Заголовок, Номер, Год, Кол-во экземпляров, на руках ), и на основе их были созданы запросы «Журналы на руках» и «Журналы на кафедре». Эти запросы отличаются друг от друга тем, что поле На руках имеет условия отбора, которые позволяют выводить списки журналов находящихся у читателей(«Журналы на руках» ) или на кафедре («Журналы на кафедре» ). На рис. 3 показан запрос «Журналы на кафедре» в режиме конструктора.
Все остальные запросы сделаны подобным образом.
Рис. 3. Запрос «Журналы на кафедре»
1 .3. Создание форм
Accessпредоставляет широкие возможности для конструирования форм – графического диалогового интерфейса пользователя
Формы являются основой разработки диалоговых приложений. Через формы можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов – источников, просматривать данные, а также их корректировать. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить необходимые сообщения.
При работе с формой может выполняться обработка событий , инициируемых пользователем или наступающих в процессе работы с формой. Форма может создаваться для управления приложением пользователя. Типовые процедуры формируются автоматически при создании элементов формы . Такими элементами, например, являются, графические кнопки, с которыми могут связываться события следующих категорий:
· переход по записям, обработка записей (добавление, удаление, печать, восстановление);
· работа с формой (открытие, закрытие, изменение фильтра; обновление данных, печать формы);
· работа с отчетом (печать, просмотр, отправка, вывод в файл), приложением (запуск приложения, выход из приложения, запуск Word, Excel, блокнота);
· запуск запроса, макроса, печать таблицы, набор номера.
Типовой макет формы может быть легко получен с помощью таких мастеров Access, как Мастер форм или Автоформа. Мастер форм может создавать форму для одной таблицы или для нескольких взаимосвязанных таблиц. Мастер позволяет задать пользователю, какие поля включать в форму, а также выбрать стиль ее оформления.
Простейшая форма на основе только одной таблицы может быть создана выбора одного из режимов автоформы (рис. 4). Они отличаются от форм, созданных мастером, тем что включают все поля таблицы и не предоставляют возможности выбора стиля оформления. Эти команды, не вступая в диалог с пользователем и не отображая форму в режиме конструктора выводят ее заполненной значениями из таблицы.
Рис. 4. Создание форм
С помощью мастера форм мы создали три формы: «Книги», «Журналы» и «Компакт - диски».
Кроме мастера форм, существует возможность создания с помощью конструктора . Преимуществом является редактирование формы: ширины формы, изменение стиля, добавление заголовка, примечания и колонтитула, добавление фонового рисунка, добавление и перемещение элементов.