Контрольная работа: Архивное хранение документов

I. Введение

II. Экспертиза ценности документов

III.Описи дел

IV.Оформление дел

V. Порядок передачи дел в архив

VI.Хранение документов в электронном виде

VII. Заключение.

I . Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

– организационные документы;

– распорядительные документы;

– информационно - справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

В своей работе я рассмотрю вопрос по подготовке исполненных документов к архивному хранению, выясню, что включается в этот процесс, дам понятие следующим терминам:

- Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;

- Описи дел;

- Оформление дел;

- Описание документов постоянного и долговременного хранения;

- Обеспечение их сохранности;

II . Экспертиза ценности документов

После того, как документы исполнены, они подлежат архивному хранению. Подготовка исполненных документов к архивному хранению и использованию включает:

- Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- Описи дел;

- Оформление дел;

- Описание документов постоянного и долговременного хранения;

- Обеспечение их сохранности;

- Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

(Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся структурным подразделением организации). Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--