Контрольная работа: Базы данных в Excel

Рис. 3.3 - Форма

3.4 Поиск и замена данных

После того, как в ячейки таблицы введена информация, может возникнуть необходимость отыскать ранее введенный текст или внести в него изменения. С этой целью используем группу команд Редактирование на вкладке Главная.

В частности, окна команд Найти и Заменить из меню кнопки Найти и Выделить во многом похожи между собой. Указанные команды имеют диалоговые окна, в которых присутствуют одинаковые параметры настройки.

Действие команды Найти распространяется на выделенный фрагмент или на весь рабочий лист, если фрагмент не выделен. Эта команда просматривает так же выделенную группу листов.

На вкладке Главная нажимаем на кнопку Найти и выделить , появляется контекстное меню, выбираем команду Найти , возникает диалоговое окно, в строку вводим фамилию, к примеру Монисов, щелкаем по кнопке Найти все , далее появляется ячейка с фамилией, именем, отчеством, номером ячейки, книгой и листом.

В режиме Ячейка целиком , который доступен только для рабочих листов, поиск ведется по совпадению всего содержимого ячейки с заданным набором символов. Так же можно указать режимы просмотра листа (по строкам или столбцам) и формат искомых данных.

При нажатии кнопки Найти далее выполняется поиск следующего вхождения заданного набора символов. Результатом является первая выделенная ячейка, содержащая заданные символы. Повторный поиск начинается с текущего положения и заканчивается на следующей ячейке, в которой имеются указанные символы. Для возврата к позиции предыдущего вхождения нажимаем клавишу Shift и одновременно с этим кнопку Найти далее . При отсутствии символов, заданных в команде Найти , выдаётся соответствующее сообщение.

Выбор команды Заменить предоставляет в наше распоряжение дополнительное поле диалогового окна, в которое следует ввести информацию для замены найденного сочетания символов. Например, ученик школы № 1150 сменил место жительства, заменяем его адрес.

На вкладке Главная нажимаем кнопку Найти и выделить , в появившемся меню, выбираем команду Заменить . В строке Заменить на , вводим новый адрес и нажимаем кнопку Заменить .

Кнопка Заменить производит замену в первой ячейке, удовлетворяющей условию, находит следующую ячейку, удовлетворяющую этому условию, и прекращает поиск. Для автоматической замены во всех ячейках удовлетворяющих условиям поиска, служит кнопка Заменить всё.

3.5 Сортировка данных

Очень часто возникает потребность предоставить электронную таблицу в упорядоченном виде, для чего данные сортируют тем или иным образом, например по возрастанию содержимого одного из столбцов.

Чтобы сортировать таблицу по возрастанию (от А до Я или от 0 до 9) либо по убыванию (от Я до А или от 9 до 0) данных какого-либо столбца, можно воспользоваться командами или из подменю кнопки Сортировки и Фильтр, или из группы команд Сортировка и фильтрация вкладки Данные .

Для выполнения сортировки нам достаточно указать ячейку в сортируемом столбце и нажать кнопку или от Я до А.

Например, производим сортировку поля ФИО по убыванию, выделим любую ячейку этого поля и воспользуемся кнопкой Сортировка по убыванию .

Если требуется сортировка ячеек таблицы по двум или трём столбцам (рис. 3.4), используется команда Настраиваемая сортировка из подменю кнопки Сортировка и фильтр или кнопка Сортировка группы команд Сортировка и фильтрация.

Рис. 3.4 - Окно Сортировки по нескольким столбцам

3.6 Фильтрация данных

В Excel списком называется последовательность строк рабочего листа, первая строка которой в каждом столбце содержит наименование данных, а остальные строки – данные различных типов (например, набор адресов и телефонов), но при этом каждый столбец содержит однотипные данные. Кроме того, в списке не должно быть пустых сток или столбцов.

Фильтрация позволяет быстро и легко находить в списке, таблицы или в БД записи, отвечающие условиям отбора.

В Excel для фильтрации списков обычно используется режим автофильтр, который позволяет создать три типа фильтров:

- по значениям списка;

- по формату;

- по условиям.

Они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблиц. Так, можно выполнить фильтрацию по цвету ячеек или по списку чисел, но нельзя использовать оба типа одновременно.

Для установки автофильтра необходимо поместить курсор в таблицу и выбрать на вкладке Данные кнопку Фильтр в группе команд Сортировка и фильтр . В результате выполнения команды в строку с заголовками столбцов помещаются кнопки раскрывающихся списков (кнопки со стрелкой).

Устанавливаем фильтрацию по годам, например, ищем учеников с 1997 годом рождения (рис. 3.5).