Таким чином, чіткий і обґрунтований розподіл обов'язків, прав і відповідальності - найважливіша передумова ефективної діяльності менеджера.

У теорії і практиці управління існують два підходи до реалізації управлінських рішень: як краще досягти кінцевих результатів і як краще готувати ці рішення. Обидва вони важко узгоджуються, але якщо домінує другий, то кінцевих результатів досягти легше, а якщо перший, то це свідчить про те, що прийняттю управлінських рішень приділяється мало уваги. Методом, який може поєднати обидва підходи, є делегування повноважень працівникам.

Делегування - це передавання підлеглому на виконання завдань або діяльності із сфери дій керівника. Делегування необхідне, оскільки менеджеру не вистачає часу для ефективного виконання покладених на нього завдань. Тому невипадково вміння делегувати розглядають як одну з найважливіших якостей менеджера.

Табл.1 Переваги та недоліки методу делегування повноважень з точки зору менеджера

Метод делегування повноважень формує організаційний діапазон виконання управлінських рішень (табл.1) повноваження виконавцям, він ефективно керує. Чим більше і частіше менеджер застосовує цей метод, тим більш оптимальною виявляється і організація виконання загалом.

Метод делегування повноважень формує організаційний діапазон виконання управлінських рішень. Менеджер повинен делегувати виконавцю повноваження, достатні для виконання завдання, за яке виконавець бере на себе відповідальність (принцип відповідності у делегуванні) (рис.1).

Існує думка, що менеджер разом із рішенням, делегує працівникам і свою відповідальність. Але це не так. Він наділяє їх відповідальністю, формуючи її у них, але ні в якому разі не передає їм свою. Якщо ж він так вчиняє, то перестає бути повноцінним менеджером, бо у разі невдач всю провину перекладає на працівників.

Таким чином, за керівником у будь-якому випадку залишається управлінська відповідальність, яка не може бути делегована (принцип фіксованої відповідальності). У свою чергу, особи, яким делегували повноваження, відповідальні перед своїм безпосереднім керівником.

А менеджер-професіонал при невдачах працівників всю відповідальність бере на себе і захищає їх перед вищестоящим керівництвом, якщо до них є претензії. До того ж, прийняття на себе відповідальності за працівників морально виправдовує прийняття управлінських рішень за них.

Якщо, наприклад, працівник не належним чином виконав доручену справу, що спричинило фінансові втрати для підприємства, то він відповідає тільки перед своїм безпосереднім начальником, який цю діяльність делегував. Менеджер у цій ситуації несе повну відповідальність перед вищим керівництвом, власником (акціонерами).

Свої обов'язки і права менеджер може делегувати не тільки безпосередньо підлеглим йому особам. Так, для виконання або вирішення будь-якого завдання може бути організована тимчасова група, менеджер якої відповідно до своєї посади менеджерові підприємства безпосередньо не підпорядкований. Разом з тим на період виконання завдання він може надати йому певні повноваження, у тому числі і такі, що передбачають дії від його імені.

Делегуванню підлягають не усі обов'язки і права, а лише та їх частина, яка не є прерогативою (винятковим правом) менеджера (наприклад, видання наказів, підпис деяких звітних документів та ін.). Діючими законодавчими і нормативними актами визначено перелік обов'язків і прав, які не можна делегувати.

Менеджеру слід пам'ятати, що, по-перше, ступінь участі працівників у процесі делегування відображає уміння управляти, по-друге, підлеглі позитивно оцінюють стиль менеджера, якщо він багато делегує.

Обов'язки працівника при керівництві з делегуванням

Обов'язки працівника при керівництві з делегуванням відповідальності можуть бути сформульовані у таких вимогах:

1. Працівник зобов'язаний в межах діапазону, що делегується, діяти і вирішувати самостійно з власної ініціативи. Самостійно діяти і вирішувати - прямий обов'язок працівника. Він повинен свідомо брати на себе ризик. Начальник не визначає поведінку працівника в делегованому діапазоні за допомогою спеціальних вказівок, не ухвалює рішень, які стають необхідними. Це є виключно справою працівника, який діє і вирішує в межах своєї компетенції. При цьому працівник повинен дотримуватися законодавчих розпоряджень, загальних інструкцій і рекомендацій, тобто працівник має свободу в наданих йому межах.

2. Про усі випадки, для регулювання яких повноважень працівника недостатньо, докладається начальнику для прийняття рішення, причому працівник зобов'язаний надати начальнику всю необхідну інформацію.

Як відомо, консультування менеджера з боку працівника ніяк не узгоджується з принципами авторитарного керівництва, коли менеджер більше знає і більше може, ніж усі його працівники, і на основі цих знань і можливостей визначає поведінку своїх підлеглих. У процесі консультування працівник зобов'язаний відкрито висловлювати свою думку, як правило, протилежну думці менеджера, без урахування того, чи приємна йому ця думка, чи ні. Часом критичні заперечення працівника дозволяють виявити або визначити подальші дії за можливими рішеннями.

3. Працівник зобов'язаний інтенсифікувати діяльність на своїй дільниці, тобто завжди думати про те, як можна завтра поліпшити те, що є сьогодні.

Така вимога передбачає обов'язок інтенсифікації дільниці, що делегується, в межах якої працівник повинен поводитися як "підприємець", а не тільки як "виконавець". Все це зумовлене і логічно витікає з того, що йому доручена власна дільниця для самостійних дій і рішень. Він більше не може сказати, як підлеглий: "Я виконую свої обов'язки і проводжу або продаю так, як ми це робили раніше". Якщо те, що робить працівник, знаходиться у межах переданої йому компетенції, то він повинен прагнути до максимальної ефективності і, при необхідності, інформувати про це менеджера. Якщо повноважень працівника недостатньо, то він повинен про це доповісти менеджеру.

4. Працівник зобов'язаний без запрошення інформувати свого менеджера про діапазон, що делегується йому, щоб менеджер мав про нього загальне уявлення і міг орієнтуватися у стані і розвитку цієї дільниці.

5. Працівник зобов'язаний без особливих вказівок свого менеджера інформувати інших працівників підприємства безпосередньо про усі факти, що стосуються діапазону, який делегується. Це означає, що певна посадова особа одного підрозділу безпосередньо (а не через своїх менеджерів) зв'язується з посадовою особою іншого підрозділу для оптимального здійснення своїх функцій.

6. Працівник зобов'язаний контактувати зі своїми колегами. Для регулювання питання начальник повинен підключатися тоді, коли виникають труднощі, що не вирішуються на колегіальній основі. З цього можна зробити висновок про обов'язок координування на одному рівні.

7. Працівник зобов'язаний постійно прагнути до подальшого підвищення своєї освіти. Мова йде про підвищення кваліфікації в робочий час і регламентується законодавчим розпорядженням або трудовим контрактом. Разом з тим, працівник може підвищувати кваліфікацію у власних інтересах поза робочим часом. Працівник повинен прагнути максимально використати свої можливості у всіх аспектах діяльності і не знижувати своєї продуктивності.

Менеджер зобов'язаний постійно оцінювати своїх підлеглих з точки зору їх відповідності вимогам, які до них ставляться. Якщо ж є які-небудь недоліки, то вони повинні бути усунені за допомогою навчання або підвищення рівня освіти.

Висновок

Сьогодні підприємства функціонують в умовах, пов'язаних з економічним тиском, твердістю ринку і прийомів конкурентної боротьби. Виживають і досягають успіху ті, підприємства, які ведуть свій бізнес найбільш ефективним способом, знижуючи операційні витрати і зберігаючи при цьому високу якість товарів і послуг. Існування замкнутих (інсорсингових) підприємств сьогодні в більшості випадків економічно не виправдане і спричиняє зниження конкурентоспроможності. Такі підприємства переповнені найскладнішими бізнес-системами з величезною кількістю процесів. Тому управління ними - досить складна задача. Однією з найбільш сучасних і успішних бізнес-моделей, що дозволяє досягти реальних конкурентних переваг, є аутсорсинг.

Аутсорсинг (outsourcing) - це цілеспрямоване виділення деяких бізнес-процесів (або навіть систем) і делегування їхньої реалізації іншим виконавцям [ Делегуючи свої повноваження, менеджер має право вимагати більшої самостійності підлеглих. Зокрема, вони повинні мати право самостійно аналізувати і оцінювати фактори, що впливають на реалізацію їхніх функцій, виконання завдань і доручень; передбачати наслідки своїх рішень і дій та відповідати за них; обирати шляхи і засоби для досягнення встановленої мети. Підлеглі повинні бути впевнені у тому, що в будь-який момент їм буде надана з боку менеджера допомога в здійсненні делегованих повноважень. Це сприятиме більшому взаєморозумінню менеджерів і підлеглих, однозначному розумінню завдань, посилить довіру до менеджера, а також дасть змогу йому здійснити у разі потреби контроль, одержати інформацію про дії підлеглого.

Число працівників, що підкоряються безпосередньо керівнику, складає його норму керованості. Якщо норма керованості не буде відповідним образом обмежена, виникнуть плутанина і перевантаження керівника. Потенційна можливість плутанини в повноваженнях може бути зменшена за допомогою принципу єдиноначальності - працівник повинен отримувати безпосередні розпорядження тільки від одного начальника і відповідати тільки перед ним.