Контрольная работа: Делопроизводство

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Директор Е.А. Морозова

А.Е. Вишнякова

48-96-78

Задание 3. Справка

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются одним лицом и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:

- фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;

- указание, в удостоверении каких сведений выдана;

- для каких целей или в какую организацию выдана;

- подпись и указание должности лица, выдавшего справку;

- дату составления;

- оттиск печати.

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения); наименование вида документа; справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (для внешней справки); дата и регистрационный номер; ссылка на дату и регистрационный номер (для внешней справки); адресат; заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4); подпись; оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования Тюменский Коммерческому директору государственный университетООО «ПРОНТО-ТЮМЕНЬ» Семакова ул., д. 10, г. Тюмень, 625003 Тел.: (3452) 46-01-41, 46-81-69 Факс: (3452) 46-19-30, 45-56-65 E-mail: [email protected] ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001 СПРАВКА __________________ №_______________ На №____________ от ________________ Суровая Анастасия Петровна является студентом второго курса Института истории и политических наук Тюменского государственного университета и обучается по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» по заочной форме обучения. Ректор Г.Н.Чеботарев оттиск печати

Задание 4. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.