Контрольная работа: Діяльність канцелярії. Атестація і звільнення кадрів

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовку справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що містить документи років, що передували рокові утворення справи, під датою робиться запис: (є документи за _____ роки).

На обкладинці проставляють номер справи за описом і (за погодженням з відомчим архівом) номер опису фонду.

Написи на обкладинках справ постійного і тимчасового зберігання виконують чорним світлостійким чорнилом або пастою.

Складання описів справ. За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою).

Описи ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

Наприкінці опису роблять підсумковий запис, в якому вказують (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюють особливості нумерації (літерні і пропущені номери).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках наприкінці пічних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: «Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, №».

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складають у трьох примірниках, оскільки один з них додається як підстава до протоколу експертної комісії.

Опис справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за якими справи передаються на зберігання до державних чи відомчих архівів України.

Зведені описи справ тривалого зберігання складають у двох примірниках і оформляють так само як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються.

Зберігання справ у архіві. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві. Справи тимчасового зберігання передають до архіву на розсуд керівника установи.

Передавання справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності працівника діловодної служби лише після повного впорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділові, решта залишається в архіві.

Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архіву установи за номенклатурою.

До відомчого архіву співробітники діловодної служби доставляють справи у в’язках. Схоронність документів в установі забезпечується: наданням приміщення для відомчого архіву; обладнанням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронної сигналізації,; застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажі, сейфи, картонажі та ін.); створенням оптимального волого-температурного і світлового режиму в приміщеннях архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.

2. Скласти і оформити діловий лист (№8)

ТОВ «Поліграфсервіс»

Директорові

Черкаського модельного центру

вул. Лісова, 28,

м. Київ, 01031

тел.: (044) 338-58-98

факс: (044) 338-22-64

Підтверджуємо одержання Вашого запиту (від 17.05.2006) і робимо тверду пропозицію щодо постачання підручників у замовленій кількості.

Постачання замовлених книжок здійснюватиметься однією партією згідно заявки у десятиденний термін після здійснення передоплати..

Передоплату просимо здійснити на розрахунковий рахунок № 012345678 у Лісовому відділенні Промстройбанка м. Києва, МФО 485678.

20.05.2006

Директор (підпис)