Контрольная работа: Документирование управленческой деятельности 7

ГОСТ Р 6.30-97 указывает: "В распорядительных документах (при­каз, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах еди­ноначалия, а также документах, адресованных руководству организа­ции, изложение текста должно идти от первого лица единственного чис­ла ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст из­лагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил")".

Слова "постановляет" ‘'ПОСТАНОВИЛ"), "р е ш а е т" {"РЕШИЛ"), "предлагаю" "ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указывается название коллегиального органа.

Правительство Российской» Федерациипостановляет

Коллегиярешает

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендует­ся избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "уси­лить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характе­ру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, кото­рые нумеруются арабским; и цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное дол­жностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководите­лям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в нео­пределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать', "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения дол­жен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанав­ливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распоря­дительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распоряди­тельные документы могут иметь приложения, указания на которые дают­ся в соответствующих пунктах текста. Реквизит "Приложение" после тек­ста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Пример оформления приказа. |

Администрация N-ской области Управление школ

ПРИКАЗ 03.05.2002 № 42

г. N-ск

О подготовке школ области к новому учебному году

В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ пред­ставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2002.

2. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ не­обходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.2002.

3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зда­ний до 15.08.2002. Результаты выполненной работы представить приемочной ко­миссии.

4. Создать приемочную комиссию в составе:...

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С.И.

Начальник управления подпись О.И.Леонтьев

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заго­ловок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении" ‘’Об утверждении", "О введении...", "О создании..."). Или существительных, указы­вающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о со­здании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предпри­ятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штат­ное расписание аппарата управления, в должностные инструкции (о пе­реходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов. В которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной дея­тельности в соответствии с новыми унифицированными формами, ут­вержденными Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 2б.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наи­менование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отмет­ки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных доку­ментов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями или должностными лицами, которых он касает­ся. Согласование осуществляется путем визирования или проставле­ния грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подраз­деления, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителя­ми, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых тре­бует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа за­конодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдель­ных формулировок специальным требованиям некоторых органов (на­пример, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядитель­ного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставля­ются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект доку­мента тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обра­тить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиаль­ными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принима­ются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на сле­дующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи-председа­теля и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подпи­сывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распо­рядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного доку­мента до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, прика­зы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготов­ленным составителями проекта документа.

Задание 1

ФИЛИАЛ ВВЦ ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ

"ЭКСПОЦЕНТР" ЗАО "ЭКОСАН"