Контрольная работа: Документооборот организации

Для установки системы ДЕЛО требуется компьютер с процессором Pentium II и выше, оперативной памятью не менее 128 Мб. Программа работает под управлением Windows 2000 Professional/Server, Windows XP Professional. Программа требует наличия на компьютере установленной и настроенной клиентской части СУБД Oracle версии 8.х/9.x (SQL*Net и Required Support File) или MS SQL Server 7.0 или 2000 (Client Connectivity) соответственно.

Для использования всех функциональных возможностей системы ДЕЛО на рабочей станции должны быть установлены: MS Internet Explorer 6.0, текстовый редактор MS Word 2000, MS Outlook 2000 (или более поздние версии перечисленных программ). В случае использования MS Outlook 2000, необходимо установить MS Outlook в варианте «Корпоративная или для рабочих групп».

Для использования опции сканирования и для работы подсистемы «Поточное сканирование» необходимо установить на рабочую станцию программу FineReader версии 4.0 Professional, или 6.0/7.0 Scripting Edition.

Для использования опции «ЭЦП и шифрование» необходимо установить на рабочей станции пакет «КриптоПро» CSP2.0 (www.cryptopro.ru).

Минимальное разрешение экрана – 800х600, 256 цветов (рекомендуется 1024х768, High Color).

В) Состав программного обеспечения системы ДЕЛО:

Основная часть ПО системы ДЕЛО написана с помощью средства разработки Power Builder 7.0 build 10108. Для функционирования приложений, написанных с помощью этого средства разработки, необходим набор Runtime библиотек, называемый Power Builder Deployment Kit (PBDK). PBDK входит в комплект поставки. Доступ к базе данных осуществляется через клиента СУБД.

Отчетные формы написаны на Visual Basic 6.0 и поставляются вместе с исходным кодом, открытым для модификации. Для их функционирования необходимы дополнительные компоненты, которые устанавливаются на рабочую станцию при установке клиентской части системы ДЕЛО.

К этим компонентам относятся:

• API (Application program interface) ДЕЛО

• ADO (ActiveX Data Objects) версии 2.1

• VB (Visual Basic) 6.0 Runtime

• MDAC 2.6

• MS XML Parser ADO и VB Runtime устанавливаются в том случае, если их нет на рабочей станции или если на установочном диске системы ДЕЛО находится более новая версия. [2]

Таким образом, СЭД «Дело» не является требовательной в плане программного и аппаратного решения, что делает ее более конкурентоспособной и востребованной. Именно поэтому необходимо знакомить с ней еще на стадии обучения будущих специалистов.

Для этого рассмотрим некоторые вопросы работы с СЭД «Дело».

Цель данной работы – знакомство со справочниками и описанием дел в СЭД «Дело».

Задачи:

1) рассмотреть возможности отражение особенностей документооборота организации в справочниках СЭД;

2) познакомиться с реализацией подготовки документов на государственное хранение в СЭД «Дело»: описание дел.

1. Отражение особенностей документооборота организации в справочниках СЭД

К моменту внедрения системы ДЕЛО на предприятии, как правило, уже существуют устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам можно отнести:

• первичной регистрации документа;

• порядок формирования регистрационного номера документа;

• порядок отслеживания движения документов от одного исполнителя к другому;

• порядок подшивки (списания) документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;