Контрольная работа: Документооборот организации

Таким образом, одной из задач СЭД является создание электронной системы документооборота, сочетающей достоинства традиционной для данной организации модели документооборота и нормы документооборота в СЭД.

В системе ДЕЛО хранится модель организационной структуры предприятия. Эта модель отражает следующие ключевые особенности организации:

• сколько подразделений существует на предприятии и какова их структурная подчиненность;

• какие из подразделений имеют собственную картотеку;

• списочный состав должностных лиц каждого подразделения;

• какие кабинеты и при каких картотеках (подразделениях) созданы, а также кто является владельцами созданных кабинетов;

• поскольку должностное лицо, как правило, не является пользователем системы, то должен существовать списочный состав пользователей системы;

• какими правами доступа обладает каждый пользователь системы (с какими картотеками, кабинетами, папками, грифами доступа пользователь имеет право работать).

Кроме того, особенности документооборота в организации отражают справочники системы.

Справочники системы – это оформленные по определенным правилам списки, содержащие стандартную информацию, постоянно используемую в системе. Ввод данных выбором из справочников позволяет максимально ускорить выполнение процедуры, исключить ошибки, а также ограничить выбор только разрешенными значениями.

Настройка системы , осуществляемая системным технологом, как раз и заключается во вводе данных в эти справочники.

Выделяют два типа справочников – линейные и иерархические. Линейные справочники представляют собой простой список элементов (например, категории адресатов; виды доставки; типы реестров; грифы доступа; типы связок; граждане; типы организации; типы виз; категории резолюций; виды подписей.)

Иерархический справочник содержит списки значений нескольких уровней иерархии. При такой организации каждый элемент списка верхнего уровня иерархии может содержать список значений более низкого уровня иерархии. Например, при выборе фамилии исполнителя документа вначале будет сформирован список верхнего уровня иерархии, состоящий из наименований подразделений предприятия. При выборе какого-либо подразделения раскроется список отделов подразделения (если такое деление предусмотрено организационной структурой), а уже после выбора отдела станет доступным список должностных лиц – сотрудников выбранного отдела. Элементы, которые могут содержать список значений более низкой степени иерархии, называются вершинами. Конечные элементы справочника (например, фамилии должностных лиц) называются листьями. Вершина, в которой содержится элемент, называется родительской вершиной данного элемента. К иерархическим относятся следующие справочники: группы документов; список организаций; подразделения; рубрикатор; стандартные тексты; регионы; статус заявителя.

Кроме того, помимо линейных и иерархических справочников, в системе ДЕЛО существуют специальные справочники (например, текущая организация, кабинеты, настройка реквизитов, номенклатура дел).

Для поддержания актуальности системы документооборота в конкретной организации, в СЭД существует возможность редактирования значений справочников. Таким образом, изменение организационной структуры предприятия, его штатного расписания и т.п. будет отслежено путем добавления, удаления, изменения элементов справочника (например, удаление фамилий уволенных сотрудников).[3]

Перечень справочников, обеспечивающих настройку на организационную структуру предприятия

Наименование справочника	Назначение справочника
Подразделения	Хранит информацию о структурной подчиненности подразделений, их списочном составе, а также о наличии картотек у подразделений. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК (например, автор резолюции или исполнитель), значениями которых должна быть фамилия должностного лица
Кабинеты	Хранит информацию о созданных в системе кабинетах и списки владельцев кабинета
Пользователи	Хранит информацию о пользователях системы, их идентификаторах и паролях, правах доступа
Список организаций	Хранит наименования и адреса организаций, с которыми ведется переписка. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК, значениями которых должно быть наименование организации (например, Корреспондент или Адреса.
Граждане	Хранит фамилии и адреса граждан, с которыми ведется переписка.
« 1 2 3 4 5 6 » К-во Просмотров: 286 Бесплатно скачать Контрольная работа: Документооборот организации >>> Скачать <<< Меню Поиск