Контрольная работа: Электронный документооборот и управление контентом
- стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем бумажных.
Секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия - до 30% времени.
3. От АСКИД по EDMS
Специалисты по вычислительной технике помнят, как в 80-е годы многочисленные группы программистов трудились над созданием систем АСКИД (автоматизированных систем контроля исполнения документов). В советские времена подобные системы вряд ли могли быть востребованы, потому что «натыкались» на стены чиновников. И их можно было понять: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. Теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя чиновников. Но самое страшное для чиновника было то, что система оперативно оповещала руководителя о нерасторопности чиновника как исполнителя.
А в это то же время на Западе потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота, которые называют ElectronicDocumentManagementSystems (EDMS). Сегодня эти системы являются частью рынка программного обеспечения для управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого рынка DCT (documentandcontenttechnologies).
Последние 5-6 лет наблюдается интерес к электронному документообороту и на отечественных предприятиях негосударственной формы собственности. Очень просто электронный документооборот можно определить как рабочий поток документов в электронном виде. Организовать этот поток можно с помощью электронной почты без специальной системы. Это имеет место у большинства организаций, имеющих информационные системы.
Использование же специального программного обеспечения предоставляет механизмы управления, осуществляемые через документы, т. е. электронный документооборот напрямую связан с уровнем развития управления. И в этом случае задача электронного документооборота - не вытеснить бумажный, а создать эффективный механизм управления предприятием. Электронный документооборот обеспечивает реализацию всех бизнес-процессов по документам, и его могут обеспечивать следующие системы:
- электронный архив. Поддерживают средства полнотекстового поиска и хранения данных;
- workflow-системы. Рассчитаны на обеспечение движения документов по заранее заданным маршрутам (жесткая маршрутизация) с учетом иерархического построения организации;
- системы, ориентированные на накопление знаний. Это гибридные системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих;
- системы коллективной работы.Их основная задача - обеспечить совместную работу людей над документами.
4. Особенности EDMS -систем
Как правило, EDMS-системы - это клиент-серверные программы, построенные по модульному принципу и имеющие открытые интерфейсы прикладного программирования, что позволяет добавлять к ним новые функции или расширять уже имеющиеся. Например, функции ввода документов со сканера, электронной почтой, пересылки факсов и др. Важной особенностью EDMS-систем является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLEAutomation, DDE, ActiveX, MAPI и др.
Как правило, EDMS-системы имеют двух- или трехуровневую архитектуру, а их главное назначение - обеспечить целостность документов и их четкую классификацию, чтобы пользователь мог без труда найти нужный документ. Обычно первый уровень такой системы представляет собой файловый сервер, содержащий документы и классификаторы. Второй уровень состоит из клиентского ПО, обеспечивающего доступ к системе, а третий уровень архитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, определяющую систему формирования документов и маршруты их доставки конкретным сотрудникам для внесения изменений и утверждения.
Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т.д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено - один и тот же документ может входить в несколько папок и полок за счет применения механизма ссылок. Любой документ в EDMS-системе характеризуется определенным набором атрибутов (например, название, автор, дата и время создания и др.). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, в которой в графическом виде представлены атрибуты документа. В большинстве случаев серверная часть EDMS-системы состоит из хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов, а также служб полнотекстовой индексации.
Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов документов используются системы управления реляционными базами данных, например Oracle, Sybase, MSSQLServer, обеспечивающие поиск документов по атрибутам, а для хранения непосредственно содержимого документов - файл-серверы Windows, NetWare, UNIX или собственные хранилища.
Полнотекстовая индексация предназначена для индексирования содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с указанными в строке поиска словами.
Кроме механизмов хранения документов, EDMS-системы должны обеспечивать и маршрутизацию документов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи менять их не могут.
В EDMS-системах реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Если пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве EDMS-систем аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации.
Достоинством EDMS-систем является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).
В состав большинства EDMS-систем входят утилиты для просмотра документов, понимающие многие десятки форматов файлов.
Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операционными Windows, Unixи MacOS. Кроме того, они позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры.
5. Проблемы выбора ивнедрения
Постепенно компании приходят к необходимости выбора системы документооборота. И вот именно на этом этапе нужно тщательно подойти к вопросу выбора. На сегодняшний день существует множество EDMS-систем, наиболее распространенные из которых представлены в табл. 1. Скорее всего, нужно останавливать свой выбор на системах, которые в большей степени соответствуют отечественной бизнес-практике. Второй важный момент - возможность развития системы через ее масштабируемость и поддержку со стороны разработчика.
Большинству отечественных предприятий впервые придется внедрять корпоративную EDMS-систему, что будет сопряжено с мощным сопротивлением наших людей. Объяснение достаточно тривиально. Наши люди не хотят развиваться, переучиваться, менять свой стиль работы и ментальность. Кроме того, они бояться быть уличенными в лени и некомпетентности. Ведь правильно оформленный документ практически невозможно скрыть или придержать для исполнения. «Неразобранные» электронные документы всегда будут перед глазами вышестоящего начальника, наблюдающего за действиями сотрудников на расстоянии даже не выходя из своего кабинета. Эти преобразования вряд ли многим придутся по душе. И, тем не менее, идти вперед не просто надо, а жизненно необходимо. А чтобы быть в курсе всех событий, связанных с электронным документооборотом, посещайте, например, популярный Web-pecypc (http://www.docflow-,ru), который посвящен этой тематике.
Таблица 1 - Известные системы электронного документооборота
| Продукт | Производитель | Информация | Платформа | Контроль версий документов | Контроль исполнения документов | Маршрутизация документов | Удаленный доступ, Web-клиент | Дополнительные функции | ||
| DIRECTUM 2.1 | DIRECTUM | www.directum. ru | Windows | + | + | + | + (через Web-браузер) | электронная цифровая подпись, распределение прав пользователей, поддержка форматов САПР-систем, канцелярия | ||
| DIS:class | НТЦ ИРМ | www.mdi.ru | Windows, Lotus Notes | + | + | + | + | 3 версии: Электронная канцелярия «Золушка», Enterprise, Business | ||
| DOCS Open/ Fusion | Hummingbird | www.pcdocs-.com | Windows | + | + | + | + (СуЬег-DOCS) | работа с факсовыми и почтовыми программами, ввод документов со сканеров, шифрование документов, управление технической и чертежной документацией | ||
| DocuLive | Siemens Nixdorf | www.starvisio-nit.com | Windows | - | + | + | FTP-клиент | ввод графических изображений со сканера | ||
|
Documentum EDMS | Documentum | www.docume-ntu.com | Window, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, Mac OS | + | + | + | + | архивирование, интеграция с ERP и CAD/ САМ-системами | ||
| PayDox | PayBot, LLC | www.interface. Ш | Windows | + | + | + | + | расчет балансов платежных документов, создание отчетности, ведение учета | ||
| Атлас Док | Атлас | www.dps.-kiev.ua | Windows | + | + | + | - | поддержка коллективной разработки, атрибутивный и полнотекстовый поиск | ||
| БОСС-Рефе-рент | АйТи | www.it.ru/boss | Windows, Lotus Notes | + | + | + | + | CRM-функции, распознавание текстов, факс-сервер, электронная почта | ||
| Дело 8 |
Электронные К-во Просмотров: 199
Бесплатно скачать Контрольная работа: Электронный документооборот и управление контентом
| |||||||||