Контрольная работа: Электронный документооборот и управление контентом
www.coqnit-
ive. ru
6. Бумажных документов не уменьшается
Внедрение электронного документооборота обычно не сокращает использование бумаги в организации, а даже увеличивает. Во-первых, это связано с тем, что электронный документооборот внедряет культуру создания документов, поэтому общее количество «рождаемых» организацией документов резко возрастает. Во-вторых, в силу привычки люди часто хотят иметь документы на руках и работать с ними не только за компьютером. Объясняется это тем, что с бумажным документом работать более «эргономично». В-третьих, карманные компьютеры из-за маленького экрана не вполне подходят для работы с электронными документами. Так что индустрия принтеров, а вместе с ней и бумажные документы, еще долго будут процветать.
7. Управление контентом
Системы управления контентомобеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями и возможность анализа. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция EnterpriseContentManagement (ЕСМ), а реализующие ее системы - ContentManagementSystems (CMS).
На русский язык EnterpriseContentManagement чаще всего переводят как «управление корпоративным содержанием», хотя есть и другие предложения перевода, например, «умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией».
ИТ-менеджеры, опрошенные Gartner, по приоритетности в 2009 году поставили ЕСМ на второе место - вслед за безопасностью. Откуда такой неожиданный рост интереса к этой концепции?
Так как на предприятиях накопилось огромное количество электронных документов, то для работы с ними нужна взаимосвязанная система. Каждый сотрудник предприятия хранит свои документы в виде файлов и электронной почты. При этом вся бизнес-логика содержалась в головах людей, которые работают с документами. Накопленные массивы электронной информации являются ценнейшим интеллектуальным активом организации, ее корпоративной памятью. Кроме того, что их нужно сохранять, они должны быть легко доступны.
Чем же «документ» отличается от «контента»? Чаще всего документ создается в формате некоторого офисного приложения, например MSWord. После его утверждения, он, например, публикуется на сайте в HTML-формате или преобразуется в PDF-формат для дальнейшего распространения. Для потребителя информации это один и тот же документ (его суть и смыл одни и те же), а для классической системы управления документами - три разных. Таким образом, появляется новое качество: «информация-контент» отделяется от «документа-формы». Пока дискуссия о приоритете содержания (контента) над формой (документом) носит академический характер. Можно считать, что «документ» и «контент» - практически одно и то же. Это дает все основания, что основой ЕСМ является система управления документами, но только основа...
На сам же деле, концепция ЕСМ - это результат конвергенции систем управления документами и информацией на Web-сайтах, средств автоматизации бизнес-процедур, коллективной работы и управления знаниями. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации.
Для анализа важны не только показатели в виде окончательных цифр (назовем это четкой информацией). Это могут быть, например, данные из отчетов о продажах, измеряемые в сотнях тысяч долларов. Гораздо интереснее использовать для нужд бизнеса и так называемую «размытую» (назовем ее нечеткой) информацию, которая находится в текстовых документах, электронных таблицах, на Web-страницах, в сообщениях электронной почты.
Появление поставщиков средств управления контентом не заставило себя ждать. Это InterLeaf (www.interleaf.com,пакет BladeR-unner), Interwoven (www.interwoven.com,пакет TeamSite), NetObjects (www.netobjects.com, пакет Collage), Vignette Corp. (www.vignette.com, пакет StoryServer, Vignette V/7). Сюдаследуетотнестиипродуктыот IBM (Content Manager 8.0) и Microsoft CMS 2002. Эти пакеты предназначены не для организации хранения и маршрутизации документов, а для подготовки Web-контента и организации доступа к нему. Для этого предусмотрен обширный пользовательский инструментарий, в том числе текстовые редакторы и авторские Web-инструменты.
В 2002-2003 гг. российской компанией XanaduGroup было выпущено 3 продукта этого класса: MatrixWalksBasic, MatrixWalksStandardEdition и MatrixWalksEnterpriseEdition (www.matrixwalks.ru).
С помощью этой системы компании могут интегрировать информационные потоки и бизнес-процессы как внутри собственной организации, так и на межкорпоративном уровне, управлять ими, направлять персонифицированную информацию пользователям, осуществлять постоянный мониторинг и оптимизировать передачу данных в онлайновом режиме. В качестве источников информации могут выступать ERP-, SCM-или CRM-системы, системы автоматизации продаж, новостные ленты, дискуссионные форумы, базы данных и файловые системы. Встроенные средства описания бизнес-процессов позволяют пользователю самостоятельно проектировать и контролировать жизненный цикл документов. Технологически MatrixWalks представляет собой Web-ориентированную систему для работы через Web-браузер.
Заслуживает внимания еще одна российская система управления контентом: «ContentRight» (www.contentright.ru). Главное ее предназначение заключается в управлении информационным содержанием Web-служб различного уровня сложности. Основа системы - Web-ориентированная технология ArtPublishing.
Заключение
В процессе выполнения контрольной работы мы узнали, что такое документооборот, о переходе от рутинного бумажного документооборота к электронному, переход от АСКИД к EDMS, особенностями EDMS-систем, известными системами электронного документооборота и управлением контентом.
Литература
1. Волова В.Н. Основы теории систем и системного анализа. В.Н. Волова, А.А. Денисов. - СПб.: СПбГТУ, 1997. - 510 с.
2. Волова В.Н. Методы формализованного представления систем / В.Н. Волова, А.А. Денисов, Ф.Е. Темнигов. - СПб.: СПбГТУ, 1993. - 108 с.
3. Гасаров Д.В. Интеллетальные информационные системы. - М.: Высш. шк., 2003. - 431 с.
4. Гелшов В.М. Введение в АСУ. - Киев: Техника, 1974.
5. Корячов В.П. Теоретические основы САПР: Учеб. для вузов / В.П. Корячо, В.М. Крейчи, И.П. Норенов. - М.: Энергоатомиздат, 1987. - 400 с.
6. Мамионов А.Г. Основы построения АСУ: Учеб. для вузов. - М.: Высш. шк., 1981. - 248 с.
7. Меньов А.В. Теоретические основы автоматизированного управления: Учеб. пособие. - М.: МГУП, 2002. - 176 с.
8. Острейовский В.А. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учеб. пособие. - Ср т: СрГУ, 2000. - 165 с.
9. Острейовский В.А. Современные информационные технологии экономистам: Учеб. пособие. Ч. 1. Введение в автоматизированные информационные технологии. - Ср т: СрГУ, 2000. - 72 с.
10. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.- 400 с.