Контрольная работа: Функції управлінських документів та схема документообороту організації

назва міністерства або відомства;

назва установи, організації або підприємства;

назва структурного підрозділу;

індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, но мери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, рахунку у банку;

назва виду документа;

дата;

індекс;

посилання на індекс і дату документа, що надходить;

місце складання або видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

позначення про контроль;

текст;

позначення про наявність додатку;

підпис;

гриф погодження;

візи;

печатка;

позначення про завірення копій;

прізвище виконавця і номер його телефону;

позначення про виконання документа і направлення його у справу;

позначення про перенесення даних на машинний носій;

позначення про надходження.

Реквізит «адресат» є одним з важливих реквізитів документа. Він характеризує географічне і ієрархічне положення документа. Адресат - це одержувач документа (на відміну від адресанта - відправника документа). Даний реквізит вказує, кому призначена укладена в документі інформація. Позначення адресата на документі необхідне експедиційній службі організації для відправки (доставки) кореспонденції за призначенням. При здобутті кореспонденції по адресатові служба документаційного забезпечення управління визначає правильність вкладення і доставки документа за призначенням. Грамотне і точне оформлення реквізиту «адресат» дозволяє при здобутті документа швидко визначити посадову особу або структурний підрозділ, якому підлягає передати документ на виконання або розгляд. Адресат використовується при складанні і оформленні різних видів документів, в першу чергу витікаючих, тобто що відправляються в інші організації. До їх числа відносяться листи, а також доповідні і пояснювальні записки, довідки, вистави, що направляються вищестоящим органам (посадовим особам). В той же час адресат вказується і на багатьох внутрішніх документах - тих, які створюються організацією для внутрішнього користування і не підлягають відправці. До таких документів належать доповідні і пояснювальні записки, довідки, заяви, вистави, які, як правило, адресуються керівникові організації.

Слід розрізняти поняття реквізити документа і реквізити установи.

Реквізити установи - дані про автора документа, його адреса, телефон та ін., відображені на бланку документа. Не усі реквізити установи можуть бути відображені на бланку. Адресатом документа може бути організація, її структурний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.