Контрольная работа: Інформаційні потреби управлінського апарату підприємства
Система SAP R/3 служить основою і гарантує інтеграцію усіх прикладних модулів та незалежність від апаратної платформи. Базисна система забезпечує можливість роботи у багаторівневій розподіленій архітектурі «клієнт-сервер». Система R/3 функціонує на серверах UNIX, AS/400, Windows NT, S/390 та з різноманітними СУБД (Informix, Oracle, Microsoft SQL Server, DB2). Користувачі можуть працювати у середовищі Windows, OSF/Motif, OS/2 або Macintosh.
Необхідно відзначити, що тут перераховані тільки основні функції системи R/3 і не згадані ширші можливості доступу зовнішніх систем до логіки SAP R/3 через інтерфейси ВАРІ (Business Application Programming Interface) і т.ін.
Навіть короткий огляд функцій системи R/3 показує її здатність вирішувати основні завдання, що стоять перед великими організаціями. SAP R/3 – це одна з найпоширеніших на сьогоднішній день систем. Невипадково багато лідерів світової економіки вибрали саме її в якості основної корпоративної системи. Однак, статистика свідчить, що більше третини компаній, які купують R/3, – це середні фірми з річним оборотом менш 200 млн. дол. Справа в тому, що R/3 – конфігураційна система (рис. 4), тому, придбавши її, підприємство працюватиме з індивідуальною версією, налаштованою саме під його параметри. Показником технічного рівня системи може служити спосіб її настройки. Чим ширші можливості конфігурації та настройки системи без необхідності її переписування, тим вищий технічний рівень даної системи. Тому параметр R/3 також займає провідне становище у світі.
Рис. 4.
Впровадження будь-якої фінансово-економічної системи переслідує певну мету – підвищення ефективності роботи, а в кінцевому підсумку виживання підприємства в умовах конкурентної боротьби. Щоб вижити, підприємству необхідно перейти від традиційних методів, орієнтованих на функції з більш гнучкими формами, до орієнтованих на процеси. На практиці такий перехід може бути розрахований і здійснений тільки при наявності відповідних інструментальних засобів – для SAP R/3 це спеціалізований інструмент бізнес-інжинірингу. З його допомогою можна сконфігурувати і налагодити систему R/3 так, щоби вона задовольняла потреби підприємства, підтримувала у відповідному стані весь життєвий цикл системи.
3.2 Загальна характеристика системи Scala
Систему Scala було створено у Швеції в 1978 р. групою компаній «Скала» (Scala Business Solutions) – усесвітнім розробником і постачальником програмного забезпечення з управління бізнесом, фінансами й виробництвом для місцевих і міжнародних компаній. За час, що минув, система безперервно розвивалася як універсальний засіб фінансового обліку й комплексного управління підприємством. Центри розробки і розвитку системи Scala працюють у Західній Європі, Азії, Росії та Америці. На теперішній час систему успішно використовують понад 90 держав світу на більш як 14 000 підприємств різного масштабу і профілю.
Серед останніх досягнень компанії «Скала» можна відзначити серію програмних продуктів Scala для електронної комерції – Scala Solutions, яка стала володарем головного призу в категорії «Прикладання для електронної комерції» (Нью-Йорк, 1999 p.), а також новий продукт Scala 5.1, який отримав акредитацію Асоціації розробників прикладного програмного забезпечення (BASDA) на сумісність з евровалютою (1999 р.).
Головні позитивні якості програмного забезпечення Scala – це гнучкість і модульність, що дозволяють ураховувати не лише міжнародні стандарти з організації бізнес-процесів, а й вимоги місцевого законодавства. Програмне забезпечення Scala дає можливість працювати більш як 30 мовами й зі стількома ж валютами, використовувати бази даних MS-SQL або Pervasive SQL на базі ОС Windows NT, Novell Netware, UNIX.
На ринку СНД система Scala вперше була представлена в 1991 p. Scala СНД є лідером на ринку у своїй галузі, має офіси в Москві, Санкт-Петербурзі, Києві та підтримує своїх регіональних клієнтів через мережу дилерів, яка постійно зростає.
Успішний розвиток Scala на світовому ринку програмного забезпечення для управління підприємством і фінансами пов'язаний передусім з високим рівнем кваліфікації спеціалістів, зайнятих розробленням, упровадженням і підтримкою системи. Вона може бути використана в будь-якій сфері діяльності, будь-якою компанією незалежно від типу й розмірів. Усі інстальовані системи характеризуються набором параметрів, унікальним для кожної компанії, що дає підстави говорити про індивідуалізацію продукту. Клієнт сам вибирає для себе модулі та функції, які найбільше відповідають його спеціалізації.
Комплексний набір модулів Scala охоплює такі напрями бізнесу, як фінанси, матеріально-технічне постачання, управління виробництвом, сервісне обслуговування, ведення проектів і управління персоналом.
Система Scala охоплює такі 12 модулів: Головна книга, Книга продажу, Книга закупівель, Замовлення на продаж, Замовлення на закупівлю, Управління запасами, Пряме виписування рахунків, Статистика, Управління виробництвом, Управління замовленнями на обслуговування, Управління проектами, Розрахунок заробітної плати (Payroll PRO).
Головна книга є функціональним ядром системи Scala. У ній описується структура підприємства чи компанії. У цьому модулі, використовуючи гнучку десятивимірну структуру фінансового й бухгалтерського обліку, можна встановити будь-яку схему групування й кодування рахунків. Головна книга є фінансовим модулем, який може працювати як в автономному режимі, так і в поєднанні з іншими модулями системи. В останньому випадку саме до неї автоматично надходять бухгалтерські дані з інших модулів: Книга закупівель, Книга продажу, Управління запасами, Управління виробництвом, Управління проектами, Управління замовленнями на обслуговування, Розрахунок заробітної плати.
Іншими словами, вся отримана інформація аналізується в модулі Головна книга, потім у ньому формуються обороти й залишки на бухгалтерських рахунках, бухгалтерські й управлінські звіти для конкретного звітного періоду фінансового року (сальдова відомість). Кількість звітних періодів у фінансовому році може бути встановлена від 1 до 24.
Істотне достоїнство системи Scala – можливість використання до десяти різних облікових вимірів. Обліковий вимір «0» є керівним виміром і позначає номер рахунка в плані рахунків. Інші дев'ять компанія використовує на свій розсуд, наприклад, центр витрат, продукт, проект і т. д. У системі є функція встановлення комбінації допустимих значень облікових вимірів для рахунка під час уведення проведень.
Використовуючи облікові виміри в системі Scala, можна створити 99 автоматичних розподілів сум для кожного облікового виміру. Тобто якщо в користувача є необхідність перерозподілити суму, занесену на один рахунок (обліковий вимір), у деякій пропорції чи в процентному співвідношенні на інші рахунки (облікові виміри), то для спрощення створення і запису таких проведень існують 99 автоматичних розподілів.
Можливі такі два варіанти використання розподілів: автоматично (під час уведення проведень) чи періодично (періодичний автоматичний розподіл).
Періодичні автоматичні розподіли дозволяють будь-яке проведення розподілити за кількома періодами, включаючи періоди наступних фінансових років. Вони використовуються під час формування проведень з витрат чи доходів майбутніх періодів. У момент звернення до цієї функції система перерозподіляє введену суму на майбутні звітні періоди і для кожного з них автоматично створює бухгалтерське проведення.
Функція імітаційного моделювання допомагає користувачеві зберігати до 100 варіантів імітаційних проведень (їх можна використовувати як типові проведення). Щоб було зручніше оцінювати результати введення імітаційного проведення, краще вивести на друк звіти за Головною книгою, в яких це проведення подане реально виконаним. Можна моделювати підсумкові звіти з будь-якого періоду записів у книзі. Імітаційне проведення може бути легко перетворене на реальне.
Модуль Головна книга надає користувачеві широкі можливості для складання власних кошторисів бюджетів. Для кожної комбінації десяти облікових вимірів уводиться до п'яти різних варіантів кошторису. Система містить кошториси на поточний і наступний фінансові роки. Це дозволяє, працюючи з кошторисами поточного фінансового року, уводити кошторис для наступного фінансового року. Отже, використовувати новий кошторис можна з першого дня роботи в новому фінансовому році.
Для автоматизації введення кошторисів можна використовувати десять моделей з розрахунку розподілу сумарного річного кошторису за звітними періодами. Також можна скористатися функцією імпорту кошторисів.
Книга продажу. Модуль Scala Книга продажу слугує для спрощення роботи з фінансами компанії. У ньому є підпрограми для виписування рахунків-фактур, реєстрації платежів і передоплат, ведення звітності. Проте цим його можливості не вичерпуються. У модулі Книга продажу можна обробляти основні й статистичні дані про замовників. Це дає користувачу змогу проаналізувати свій ринок і, якщо це необхідно, прийняти правильні управлінські рішення. Книгу продажу можна використовувати як окремий, самостійний модуль, а також поєднувати з іншими модулями: Головна книга, Замовлення на продаж, Управління проектами, Управління замовленнями на обслуговування, Пряме виписування рахунків, Статистика.
У модулі формується файл покупців, який містить загальну інформацію про кожного покупця (ПІБ, адресу, номер телефону), про наданий кредит, умови платежу, умови і спосіб поставки, мову, яку буде використано в інструкціях до товару, і т. ін.
У Книзі продажу передбачена навіть та ситуація, коли ваш покупець одночасно є і вашим постачальником. У цьому разі можна одержати інформацію про можливості взаємозаліку рахунків на отримання товарів і рахунків на оплату.
Рахунки-фактури можна вводити безпосередньо в Книгу продажу і коригувати їх, зазначаючи коди покупців і номери рахунків-фактур.
Рахунки-фактури, що створюються в інших модулях (наприклад, Замовлення на продаж чи Управління замовленнями на обслуговування), автоматично переносяться в Книгу продажу. Можна роздрукувати зведення журналу рахунків-фактур і відправити інформацію за ними в Головну книгу.
За допомогою функції об'єднання рахунків-фактур є можливість провести їх консолідацію з кількох замовлень (якщо є модуль Замовлення на продаж чи Управління замовленнями на обслуговування) у єдиний рахунок-фактуру.