Контрольная работа: Інформаційні потреби управлінського апарату підприємства

Книгу закупівель можна використовувати як самостійний модуль чи разом з іншими модулями, такими як Головна книга, Замовлення на закупівлю, Статистика і т. ін.

У книзі формується файл постачальників, який містить інформацію про кожного постачальника (ПІБ, адресу й номер телефону), а також платіжну інформацію, тобто повідомляє про валюту, в якій проводяться взаєморозрахунки, методи постачання, мову, яка використовуватиметься у документах, що відправлятимуться, тощо. Щоб дані про нового постачальника було простіше заносити у файл, можна створити кілька шаблонів і користуватися ними. Якщо в системі встановлено Книгу продажу, а ваш постачальник одночасно є й вашим покупцем, то можна одержати інформацію про взаємозаліки рахунків на одержання і рахунків на оплату.

Крім названих функцій у модулі передбачено оформлення централізованих закупівель, виписування рахунків-фактур, розрахунок ПДВ, здійснення електронних платежів, спеціальний механізм автоматизації створення і введення ряду проведень (наприклад, з розрахунку курсових різниць, розрахунку ПДВ і т. ін.) та складання звітів.

Замовлення на продаж. Цей модуль спрощує процес збуту продукції настільки, що він стає зовсім нетрудомістким. Етапи збуту представлені в Scala різними функціями. їх можна налагодити по-своєму, так, як вимагає той чи інший бізнес. Зв'язок модуля Замовлення на продаж з модулями Управління запасами і Управління виробництвом забезпечує безперервний потік інформації в системі. Наприклад, на основі даних про продаж, що передбачається, Scala може скласти план закупівель чи виробництва.

Користуючись функцією програми комерційні пропозиції, персонал із відділу продажу може сформувати комерційну пропозицію (розцінку) для клієнтів. Після того як пропозицію прийнято клієнтом, можна автоматично перетворити її на замовлення на продаж. Пропозиції, термін яких минув, легко вилучаються із системи.

Якщо користувачу необхідні звіти про пропозиції, то є можливість одержати зведення про діючі та застарілі комерційні пропозиції.

Модуль передбачає кілька різних типів замовлень на продаж, перетворених з комерційних пропозицій чи уведених вручну. Scala розрізняє вісім типів замовлень. Залежно від типу замовлення товар може відвантажуватися відразу чи через деякий час.

Використання цієї функції надає користувачеві інформацію про те, товар треба доставити негайно чи протягом якогось терміну, здійснити постачання безпосередньо від постачальника покупцю чи на склад, використовувати процедуру періодичних поставок, здійснювати повернення товарних запасів від покупця на склад постачальника і т. ін.

Можливість копіювання рядків замовлень з архіву (історії замовлень) чи відкритих замовлень спрощує введення даних. Автоматична перевірка статусу кредиту покупця під час уведення замовлення на продаж знижує ризик появи безнадійних боргів.

Застосовуючи модуль Замовлення на продаж:, користувач може під час відвантаження товарів покупцю вибрати конкретну партію. Водночас модуль може автоматично обробляти партії за принципом «першим надійшов – першим проданий». Система надає графік постачання, що цілком ураховує стан справ із запасами товарів. Спеціальна функція значно спрощує пошук потрібних партій товарних запасів.

Замовлення на закупівлю. Незалежно від виду діяльності компанії (оптова торгівля, сервісне обслуговування чи виробництво) закупівлю можна робити різними способами. Цей модуль легко пристосовується до різних бізнес-процесів. Усі функції (планування закупівлі, оброблення замовлення на закупівлю, постачання, розподіл додаткових витрат і введення рахунків-фактур) може виконати один користувач чи кілька. Зведення про плановані та вже виконані замовлення на закупівлю доступні у всіх модулях матеріально-технічного постачання Scala. Тому можна планувати не лише закупівлю, а й продаж. Це дає користувачу загальне уявлення про стан складських запасів на будь-який момент. Така функція дуже корисна, тому що вона дозволяє зменшити загальні витрати на складування і закупівлю.

У системі передбачені різні методи планування закупівель. Перший метод – це планування за кошторисом продажу, до того ж окремо для кожного місяця і відповідно до бюджету. Сюди ж входить варіант планування закупівель за складськими залишками, який передбачає облік очікуваного продажу і закупівель, оптимальну кількість перезамовлень у постачальника і мінімальний складський залишок. Другий метод полягає в тому, що під час планування закупівель використовуються різні схеми вибору постачальників. Це може бути осно