Контрольная работа: Характеристика докладной и объяснительной записки

· название вида документа;

· дата;

· регистрационный номер (только в случае необходимости);

· заголовок к тексту;

· адресат;

· текст;

· подпись.

Наименование структурного подразделения - автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля,

Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами на следующей строке также границы левого поля.

Дата является датой составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (11.05.2000).

Регистрационный номер на внутренних докладных записках проставляется только в случае необходимости.

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя.

Например:

Начальнику транспортного

отдела

Трофимову О.Ф.

При адресовании первому руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращенно:

Ректору ВАВТ

Шорину А.Б

Заголовок к тексту располагается через 2 - 3 межстрочных интервала ниже даты и номера в верхнем левом углу. Если текст внутренней докладной или объяснительной записки не превышает 6 - 8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок также похожи.

· внутренняя докладная записка также состоит, как правило, из двух логических смысловых частей.

· в зависимости от цели создания докладной записки ее текст может представлять собой только предложения автора.

· в первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений,

· во второй - объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда - ссылка на оправдательные документы.

Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения.

Например:

23 мая 1997г. я опоздал на работу на 30 минут, т.к. в метро был нарушен график движения и поезд простоял в тоннеле перед станцией Университет с 8.30 до 8.50.

Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.