Контрольная работа: Контроль виконання документів

– якомога точніше й повніше подати інформацію;

– досягти найбільшого впливу на адресата;

– сформулювати позитивне враження про авторів документа.

Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.

Виконанню документом усіх функцій сприятиме також дотримання рекомендацій про використання мовних засобів:

1. Оскільки документ призначається широкому колу адресатів, з якими відсутній безпосередній контакт, краще віддавати перевагу простим реченням – доступним, зрозумілим, однозначним. Проте в окремих випадках не варто відмовлятися і від складних речень, найчастіше складнопідрядних. Вони сприяють переконливості, аргументованості формулювань, дають можливість пом’якшити наказ, претензію, відмову тощо.

2. Для точності і чіткості формулювань у простих реченнях офіційно-ділового стилю використовують прямий порядок слів: підмет ставиться перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене означення – після означуваного слова, обставини – перед дієсловом-присудком.

3. У діловому мовленні надзвичайно активно використовуються конструкції “дієслово + іменник”:

– надати допомогу замість допомогти;

– здійснити ремонт замість відремонтувати;

– справити враження замість вразити та ін.

Словосполучення, на відміну від дієслів, точніше передають значення – називають і дію, і предмет цієї дії.

4. Для текстів документів характерне використання вставних слів і словосполучень, які виконують різні функції: служать для зв’язку частин тексту, вказують на джерело інформації, передають ставлення автора до висловленої думки, пом’якшують категоричність висловлень.

Найпоширеніші вставні слова і словосполучення безперечно, без сумніву, очевидно, головним чином, у першу чергу, звичайно, звісно, здається, можливо, навпаки, на жаль, на наш погляд, на нашу думку, наприклад, нарешті, очевидно, отже, по-перше, по-друге, як видно, як свідчать.., за даними та ін.

Вставні конструкції на письмі завжди виділяються комами.

5. Стислість, зрозумілість, доступність текстів досягається використанням стійких (шаблонних, стандартних) словосполучень – готових мовних конструкцій. Їх наявність у діловому мовленні є результатом регламентованості службових стосунків, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового спілкування. Мовні формули виникають у результаті уніфікації мовних засобів. Інколи вони є елементами, що визначають видову приналежність документа.

3. Дати загальну характеристику документаційного забезпечення руху особового складу

Найважливішою функцією відділу кадрів є документування процесу руху кадрів на підприємстві. З цією метою розроблена інструкцію, яка визначає порядок оформлення при прийомі на роботу, перекладі, звільненні і обліку працівників підприємства, а також порядок видання, обліку і розсилки наказів по особовому складу.

Відділ кадрів підприємства готує проекти наказів, тільки по особовому складу. Для внесення необхідних даних до облікових документів і особистих справ працівників виписки з наказів по основній діяльності представляються у відділ кадрів канцелярією.

Прийом на роботу може проводитися керівником, який наділений правом найму на роботу. Трудовий договір полягає у письмовій формі.

При прийомі на роботу адміністрація птицефабрики вимагає від того, що поступає по мимо письмової заяви пред'явлення:

а) трудової книжки, а якщо дана особа поступає на роботу вперше, - довідки про останнє заняття виданої за місцем проживання;

б) паспорти.

При прийомі на роботу, що вимагає спеціальних знань адміністрація має право зажадати від працівника пред'явлення диплом або іншого документа про здобуту освіту і професійну підготовку.

Наказ керівника підприємства оголошується працівникові під розписку. При цьому працівник переконується в правильності оформлення укладеного трудового договору.

При укладенні трудового договору може встановлюватися і випробувальний термін, тривалість якого не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках за узгодженням з відповідними виборними комітетами, профспілки - шести місяців.

Умова про випробування повинна бути вказане в наказі про прийом на роботу. Якщо ця вимога не виконана, вважається що випробування не встановлене і працівник остаточно прийнятий з першого дня його роботи.

При незадоволеному результаті випробування звільнення працівника проводиться без узгодження з виборним профспілковим органом і без вихідної допомоги.

При прийомі на роботу або перекладі працівника в установленому порядку на іншу роботу адміністрація зобов'язана:

а) ознайомити працівника з роботою, що доручається, умовами праці, його правами і обов'язками (посадовою інструкцією);