Контрольная работа: Microsoft Project в управлении проектами

Код структурной декомпозиции работ (СДР) – это литерно-цифровой код, что однозначно определяет место расположения каждой задачи в общей структуре проекта. Коды СДР можно использовать для описания календарного плана и отслеживания расходов.

В Microsoft Project применяются коды СДР двух типов. Первый тип кодов – номер в структуре. Он автоматически вычисляется для каждой задачи на основе структуры перечня задач. Номер в структуре является только числовым; его нельзя изменить, но он автоматически корректируется при перемещении задачи вверх или вниз за перечнем задач или при изменении уровня задачи.

Второй тип кодов СДР – код, который настраивается вручную. Для каждого проекта можно определить один набор настраивающих кодов СДР. Каждый уровень кода СДР является представлением определенного уровня структуры перечня задач. Но в отличие от номеров в структуре, уровни кода могут содержать буквы, цифры и знаки (комбинации букв и цифр), в зависимости от того, как были заданы ровные маски кода при создании кода СДР. Можно задать автоматическое вычисление таких кодов для новых задач, а также позволить повторение кодов СДР в разных задачах.

Коды структуры – это настроенные отметки задач или ресурсов. Их используют для группировки задач или ресурсов проекта нестандартными способами, например, по кодам расходов (для задач) или по кодам должностей (для ресурсов). Перед тем, как группировать задачи или ресурсы по коду структуры, необходимо создать код структуры и назначить его задачам или ресурсам. Всего можно создать до 10 разных кодов структуры.

Установление зависимостей между задачами. Определив, из каких задач состоит проект, необходимо установить последовательность их выполнения, связав между собой задачи, которые зависят одна от другой. Например, некоторые задачи должны быть закончены, чтобы можно было начинать другие (рис. 13. 3).

Рис. 13.3 . Установление связей между задачами проекта

Для установления связей между задачами необходимо определить зависимость между датами их начала или окончания. Существуют четыре типа зависимостей: окончание-начало, начало-начало, окончание-окончание, начало-окончание (табл. 13.3).

Таблица 13.3. Типы зависимостей между задачами

Тип зависимости	Описание
Окончание-начало		задача бы не может начаться, пока не закончится задача А.
Начало-начало		задача бы не может начаться, пока не начнется задача А.
Окончание-окончание		задача бы не может закончиться, пока не закончится задача А.
Начало-окончание		задача бы не может закончиться, пока не начнется задача А.

Оценка длительности задачи. При добавлении задач к перечню задач нужно ввести для каждой из них ее длительность и связки. Даты начала и окончания будут вычислены в Microsoft Project автоматически. Для достижения максимальной гибкости при планировании стоит избегать жестких ограничений даты начала или окончания задачи.

При введении новой задачи в Microsoft Project, ей автоматически назначается длительность в один день. Вопросительный знак возле длительности указывает, что это лишь предыдущая оценка. Задаче можно назначить астрономическую длительность. В этом случае длительность будет планироваться без учета нерабочего времени и выходных.

Для оценки длительности задач может быть использован анализ за методом PERT. После установления оптимистичной, пессимистической и ожидаемой длительности задач календарного плана выполняется расчет взвешенной величины этих трех значений (рис. 13.4). Кроме того, оптимистичные, пессимистические и ожидаемые значения могут использоваться отдельно для определения наиболее ранней, поздней и вероятной дат окончания проекта.

Рис. 13.4. Расчет оценки длительности задачи за методом PERT

Если вместо дат предполагаемого начала и окончания задач вводить их длительность, Microsoft Project автоматически создаст календарный план проекта. Этот план можно будет впоследствии уточнить, перерывая те или другие задачи или создавая отдельные календари задач.

За умолчанием в Microsoft Project задаче планируются в соответствии с периодами рабочего времени, установленными в календаре проекта. Однако можно использовать отдельные календари задачи. Они позволяют определить индивидуальные исключения для отдельных задач, например, если оборудование функционирует в нерабочее время или в рабочее время требует проведения работ из обслуживания.

Контроль за выполнением задач можно осуществлять с помощью крайних сроков для задач. Крайние сроки не являются ограничениями. При возобновлении календарного плана задача, которая не закончилась к крайнему сроку, отражается индикатором.

Перерыв в работе над задачей. Иногда для определения характера зависимости между задачами недостаточно установление связи. Чтобы показать, что время выполнения задач перекрывается, задают время опережения задачи. Если же нужно установить задержку между выполнением задач, устанавливают время опоздания.

Время опережения – это время перекрытия задач, которые зависят одна от другой. Например, если можно запустить задачу, когда задача-предшественник закончена только наполовину, для задачи-последователя задают зависимость «окончание-начало» со временем опережения 50%. Время опережения вводится как отрицательное значение времени опоздания.

Время опоздания – это задержка между задачами, которые имеют зависимость. Например, если между окончанием одной задачи и началом другой задачи нужная задержка в два дня, между ними устанавливают зависимость «окончание-начало» и задают время опоздания в два дня.

В процессе уточнения календарного плана может возникнуть необходимость прервать выполнение задачи. Например, выполнение одной из задач проекта может требовать материалов, которые будут поставлены только через неделю; или может оказаться, что какие-то две задачи по плану выполняются одновременно и используют один ресурс. Если календарный план позволяет, можно прервать одну из задач, чтобы часть работы была выполнена к началу второй задачи, а другая часть – по окончании этой задачи. Задачу можно перерывать несколько раз.

Управление ресурсами

После того, как определенный объем и задачи проекта, можно создать в представлении «Лист ресурсов» перечень ресурсов (людей, оборудования и материалов), которые принимают участие в исполнении задач проекта (рис. 13.5). Также можно составить предыдущий перечень ресурсов, который вместо конкретных названий содержит прототипы, чтобы предварительно согласовать вопрос кадрового и материально-технического обеспечения, если это необходимо.

Рис. 13.5 . Перечень ресурсов проекта

Ресурсы в Microsoft Project могут быть двух типов: трудовые и материальные.

К трудовым ресурсам относятся люди и оборудование, которое выполняет задачи, тратя на них свое время или труд. Для назначения нового трудового ресурса стоит указать, сколько времени, или какое максимальное число единиц он должен потратить на выполнение проекта: все свое рабочее время (полная занятость – 100%), часть рабочего времени (частичная занятость – например, 50%) или все время группы ресурсов (например, 300% для группы из трех столяров, которые принимают участие в проекте).

К материальным ресурсам относится сырье и материалы, которые использованные при выполнении задач проекта. Для каждого материального ресурса определяется единица измерения материала. При назначении материального ресурса задачи, нужно указать нормы расходов материала для данного назначения. Можно также указать, изменяется ли затрата материала со временем (переменная норма затраты материала), или остается постоянной (фиксированная норма затраты).

Назначение ресурсов задачам. Подготовив все необходимые данные о ресурсах, можно назначать их задачам (рис. 13.6). Это необходимо для того, чтобы уточнить, кто именно отвечает за выполнение задач. Назначение ресурсов также помогает определить, сколько времени будет потрачено на работу над задачей и которых это нуждается в расходах. Ресурсом может быть конкретный сотрудник, группа людей (например, программистов), компонент оборудования (подъемный кран или компьютер) или материал, что тратится в процессе выполнения задачи.