Контрольная работа: Microsoft Project в управлении проектами

Для методов, в которых используются простые расчеты, такие, как расчет расходов на квадратный метр, можно воспользоваться средствами создания формул Microsoft Project. Для более сложных методов, например, для параметрических моделей, средств Microsoft Project недостаточно и необходимо будет воспользоваться специализированным или математическим программным обеспечением.

Снижение расходов. С помощью настройки представлений можно пересматривать текущие, базовые, фактические расходы проекта и затраты, что останься, с целью определения возможного перерасхода бюджета. Все расходы, кроме базовых, обновляются при каждом пересчете проекта в Microsoft Project.

Microsoft Project не предлагает автоматических методов снижения расходов. Вместо этого расходы предлагается снижать таким способом:

· заменить, изменить или удалить назначение ресурса;

· применить другие таблицы норм расходов;

· объединить назначение ресурсов и затраты на использование;

· исключить расходы на сверхурочные за счет исключения сверхурочных затрат труда.

Управление рисками

Риски – это события или ситуации, которые могут неблагоприятно повлиять на область охватывания проекта, календарный план, бюджет или качество. При выполнении проекта часто возникают непредвиденные факторы, которые влияют на ход его выполнения. Задача управления рисками – выявить элементы проекта, которые наиболее подданные рискам, и свести влияние непредвиденных ситуаций на них к минимуму. В проектах Microsoft Project можно определить риски по срокам выполнения задач, риски превышения бюджета и риски, связанные с ресурсам.

Определение задач с большим риском. Инструменты, что наилучшее позволяют определить задачи с большим риском в Microsoft Project – это перечень задач, календарный план и диаграммы Ганта. Задачи с большим риском могут быть определены следующим образом (табл. 13.5).

Таблица 13.5. Методы определения задач с большим риском

Вид задач	Инструмент		Комментарий
Задачи с оценками длительности	Диаграмма Ганта, автофильтр		Оценка длительности является возможным значением, что может существенно изменяться в ходе выполнения проекта. После начала проекта неопределенность в оценке длительности порождает неопределенность дать окончание проекта, то есть оценка даты окончания является рискованной. Чтобы оценить степень этого риска, можно пересмотреть все задачи с оценкой длительности, чтобы определить, какие оценки как и ранее верны, а которые требуют возобновления
Длительные задачи		Диаграмма Ганта, автофильтр	Длительные задачи являются более рискованными в сравнении с задачами малой длительности. Увеличение календарного плана или расходов для длительных задач может заметно повлиять на общие расходы проекта или дату его окончания. Кроме того, такая задача занимает больший часовой блок, поэтому ее сложнее планировать. Менее длительные задачи, чья суммарная длительность превышает длительность большой задачи, могут перекрываться так, что фактически их общая длительность будет меньше.
Задачи, которые составляют критический путь		Диаграмма Ганта, автофильтр	Если проект нужно завершить к заданной дате окончания, необходимо внимательно следить по состоянию критического пути. Например, стоит убедиться, что на критический путь не повлияли изменения, внесенные в план проекта.
Задачи с жестко ограниченным началом и окончанием		Диаграмма Ганта, автофильтр	Иногда жесткие ограничения дат («Фактическое начало» или «Фактическое окончание») для задач задаются случайно или без необходимости. Если для критических задач использовать более гибкие ограничения, календарный план становится более налаживаемым, становится возможным более эффективное планирование использовать ресурсы.
Задачи с опозданием		Диаграмма Ганта с вид-слежением	Когда для проекта созданный базовый план, можно пересматривать ход выполнения задач, а также наличие опоздания дат начала и дат окончания. Можно отследить ход выполнения, сравнивая даты начала и окончания базового плана и календарного плана или фактические даты начала и окончания.
Задачи с малым количеством доступных ресурсов		Представ-влення «Использование задач»	Стоит обратить внимание на те части календарного плана, где эти ресурсы полностью распределены, для них превышенная доступность или они могут стать недоступными.
Задачи с несколькими предшественниками		Диаграмма Ганта, автофильтр	Чем больше предшественников, от которых зависит задача, тем выше вероятность того, что задачи-предшественники завершатся с опозданием и задержат задачу.

Бюджетные риски. Анализ бюджетных рисков происходит в Microsoft Project с помощью анализа освоенного объема. Анализ освоенного объема – это способ определения производительности проекта. Он показывает, какая часть бюджета должна бы была быть потрачена на данный момент, в виде количества труда, тратящего на данный момент, и базовых расходов на задачи, назначения и ресурсы.

В Microsoft Project общие значения освоенного объема отображаются в трех таблицах: «Освоенный объем», «Показатели затрат для освоенного объема» и «Индикаторы календарного плана освоенного объема». Расчет освоенного объема зависит от избранного способа (по проценту завершения или по физическому проценту завершения), а также, если используется несколько базовых планов, от избранного базового плана, по которому рассчитывается освоенный объем.

Ресурсные риски. Риски ресурсов в Microsoft Project можно проанализировать следующим образом (табл. 13.6).

Таблица 13.6.Определение ресурсов с большим риском

Вид ресурсов	Инструмент		Комментарий
Ресурсы, которые владеют специальными навыками		Представление «Лист ресурсов»	В большинстве проектов нужные ресурсы, которые владеют специальными навыками. Для удобства поиска таких ресурсов можно прибавить поле со сведениями об умении и навыках ресурсов.
Ресурс, для которого есть только один поставщик		Представление «Лист ресурсов»	Даже если большинство поставщиков заслуживает доверия, материальный ресурс, для которого существует только один поставщик, несет в себе потенциальный риск. Материалы, для которых есть только один поставщик, необходимо определить для планирования риска, чтобы быть готовым использовать материалы-заменители или найти альтернативных поставщиков.
Полностью выделенные ресурсы. Ресурсы с превышением доступности		Представление «Лист ресурсов»	Полностью выделенные ресурсы и ресурсы с превышением доступности могут вызвать осложнение и отодвинуть дату окончания проекта. Определив такие ресурсы, можно, например, уменьшить количество часов, когда эти ресурсы задействованы в задачах, задержать или перепланировать для них некоторые задачи или отыскать резервы.

Отслеживание изменений

В Microsoft Project легко осуществлять отслеживание хода выполнения проекта. Основным критерием оценки изменений проекта является базовый план.

Базовый план является набором предыдущих оценок начальных и конечных дат, длительностей, затрат труда и расходов, сбереженных после завершения и настройки плана проекта, но к началу выполнения работ проекта. Кроме того, в базовом плане хранится около 20 наборов данных, включая итоги и почасовые сведения для задач, ресурсов и назначений (табл. 13.7). Можно сберечь до 11 базовых планов.

Таблица 13.7. Данные, которые хранятся в базовом плане

Группа данных	Данные
Сведения о задачах		начальная и конечная даты длительности затраты труда расходы прерванные задачи почасовые данные о затратах труда почасовые данные о расходах
Сведения о ресурсах		затраты труда расходы почасовые данные о затратах труда почасовые данные о расходах
Сведения о назначении		« 1 2 3 4 5 6 » К-во Просмотров: 309 Бесплатно скачать Контрольная работа: Microsoft Project в управлении проектами >>> Скачать <<< Меню Поиск