Контрольная работа: Номенклатура справ. Підготовка документів до зберігання та їх здача в архів

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи):

перший примірник - недоторканний, зберігається у структурному підрозділі;

другий примірник - передається в канцелярію установи;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

Організації, які належать до сфери управління установи, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ установи.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. При цьому використовуються положення (статути) про установи та їх структурні підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в установі; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання установи на наступний рік.

Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її внутрішньої побудови.

Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої в установі структури. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначати канцелярію. Наприклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту тощо.

Функціональний принцип, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами, творчими колективами та окремими виконавцями. Розділи і підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції та галузі і розміщуються в ній за ступенем важливості. Наприклад: планування, фінансування, прогнозування тощо.

Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ установи включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи установи.

До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Зведена номенклатура справ установи після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК установи і експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, що не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ установи протягом діловодного року в графі „Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження тощо.

У кінці діловодного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ установи.

Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається у справі в канцелярії;

другий - передається до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується керівником установи.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і пере погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

2. Формування справ

Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності -засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;