Контрольная работа: Номенклатура справ. Підготовка документів до зберігання та їх здача в архів

Площа архівосховища встановлюється, виходячи з реального обсягу і перспектив комплектування архівного відділу й інших підрозділів. Приміщення будується з вогнетривкими стінами й перекриттями з межами вогнестійкості не менше двох годин. Поєднання архівосховищ і робочих приміщень будь-якого призначення не допускається.

Вікна приміщень архівного підрозділу, розміщення яких допускає проникнення сторонніх осіб, обладнуються відкидними металевими ґратами, які замикаються зсередини на замок і опечатуються.

Двері приміщення архівного підрозділу мають бути металеві або оббиті металевим листом, з надійними замками підвищеної таємності.

В архівосховищах забороняється проводити газові, каналізаційні та інші магістральні трубопроводи.

Забороняється розміщення архівосховищ у неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосованих для роботи, а також у приміщеннях з пічним опаленням.

Для захисту документів від пилу потрібно:

- забезпечувати максимально можливу герметичність архівосховищ;

- обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами;

- встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;

- при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягувати марлею, змоченою 50 % розчином гліцерину і старанно викрученою.

Використання архівних документів.

Архівні документи, які здаються на зберігання в архівні підрозділи, використовуються в наукових, практичних та інших цілях.

Працівники архівних підрозділів використовують у своїй службовій діяльності документи, які зберігаються тільки з дозволу керівника архівного підрозділу.

Архівні підрозділи для використання документів, які зберігаються, здійснюють:

- видачу справ у тимчасове користування;

- інформування зацікавлених органів про документи, які зберігаються;

- видачу юридичним особам та громадянам архівних довідок, копій, витягів;

- підготовку документів для опублікування, експонування на документальних виставках, використання у літературі, мистецтві, засобах масової інформації.

Видача документів з архіву.

Справи видаються у тимчасове користування в підрозділ, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-правонаступник. В інші підрозділи справи видаються лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковується документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:

- особові справи колишніх працівників - із питань кадрових апаратів та військово-лікувальних комісій органу, установи;

- нормативні документи - за запитами співробітників органу, установи;

- припинені кримінальні справи, справи протокольного провадження - за запитами правоохоронних органів;

- архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівникам органу, установи за запитом, підписаним керівником органу, установи.

Справи видаються для користування терміном до ЗО днів. За необхідності продовження зазначеного терміну керівник підрозділу, в якому знаходиться видана справа, подає до архівного підрозділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користуванні[11,с.247-249].

Висновки

У процесі виконання курсової роботи було розглянуті такі питання:

- складання номенклатури справ;

- формування справ;