Контрольная работа: Основные правила составления документов

Введение не нумеруют и размещают на отдельном листе.

Заголовки.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки разделов, подразделов и пунктов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая.

1.1 Требования ГОСТов к оформлению документов

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами ( подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет - формуляр документа .

ГОСТ Р.6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" установил формуляр-образец организационно - распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр - образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р.6.30 - 2003 устанавливает также состав реквизитов организационно - распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т.д. Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов. Двадцатый реквизит - текст документа.

Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

Раздел;

Подраздел;

Пункт;

1.1.1.1 Подпункт.

1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке - не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально.

Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

2. Код организации.

Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.

3. Наименование организации.

Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Это реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают поднаименование организации. В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается только наименование местного органа власти.

4. Справочные данные об организации.

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.

5. Наименование вида документа.

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом "Наименование организации": ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.

6. Дата документа.

Дата один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).