Контрольная работа: Основные правила составления документов

Какие подразделения проводят регистрацию документов?

Возможны три системы регистрации документов:

централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в Службе делопроизводства или у секретаря (в небольших организациях);

децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях ответственными за делопроизводство;

смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее распространенной является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из вышестоящих органов или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также обращения граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии.

Когда регистрируются документы?

Документы регистрируются один раз, при этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, поступающие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

дата получения

входящий № (индекс)

дата документа

индекс документа (его основные поисковые признаки)

регистрационный номер документа

автор (корреспондент), т.е. чей это документ

заголовок (о чём документ)

резолюция

срок исполнения

исполнитель (кто с ним работает)

ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен)

№ дела (куда документ помещён после исполнения)

Нужно ли указывать время получения (отправки) документов?

В инструкции по делопроизводству может быть предусмотрена необходимость указывать время получения или отправки отдельных видов документов. Например, на уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Обязательной регистрации подлежат документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая - в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те,которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Единого перечня документов, не регистрируемых в службе делопроизводства, в законодательстве не предусмотрено.

3. Составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.