Контрольная работа: Особенности формирования в дела отдельных категорий документов

Выполнил: студент 6 курса

Колташева Р. И.

Гр. ЗУП-614-НЮ

Проверил: доцент К. Э. Н.,

С. Н. С. Иванкин Н. К.

г. Омск 2009г.

Содержание

Введение

1. Формирование дел в учреждениях, организациях и на предприятиях

1.1 Признаки заведения дел

1.2 Основные требования к формированию дел

1.3 Основные принципы расположения документов в деле

1.4 Систематизация в делах отдельных видов документов

1.5 Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела

Заключения

Список использованной литературы

Введение

В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые используются, как справочный материал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий. Как же упорядочить документы, создаваемые в делопроизводстве организации?

На помощь в этом случае приходит номенклатура дел. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Однако документами пользуются не только в текущем делопроизводстве, но и спустя многие годы после их создания. Как же обеспечить оперативный поиск необходимых документов и в процессе текущей деятельности, и через много лет? Для этого, прежде всего, документы приводят в определенную систему. В этих целях их сначала группируют (формируют) в первичные комплексы - дела.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Если документы последовательно день за днем не приводить в определенную систему, не формировать в дела по определенным признакам, то при необходимости разыскать нужные будет крайне трудно. Это происходит и в тех случаях, когда дела формируются по принципу "так удобно в практической работе". При этом забывают, что такой подход влечет за собой неразбериху в формировании дел, затрудняет поиск и учет документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации.

Чтобы избежать этого, каждому специалисту, в том числе и ответственному за архив организации, необходимо знать признаки заведения дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле.

1. Формирование дел в учреждениях, организациях и на предприятиях

1.1 Признаки заведения дел

Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются, прежде всего, в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.

Документы формируются в дела по следующим признакам:

1. Номинальный - соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности", "Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия", "Акты проверок кассы".

2. Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание. Например: "Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)".

3. Авторский - формирование в деле документов одного автора. Например: "Протоколы заседаний квалификационной комиссии предприятия", "Протоколы заседаний аттестационной комиссии предприятия", "Правила внутреннего трудового распорядка предприятия", "Планы предприятия по труду".

4. Хронологический - формирование в деле документов за определенный период. Например: "Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2001 год", "Штатное расписание предприятия на 2002 год".

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--