Контрольная работа: Письменная форма коммуникации в деловом общении

При составлении делового письма обращайте внимание не только на его содержание, но и на форму. Имейте в виду, что даже самое правильное по содержанию письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неправильного тона или шероховатости изложения.

- Расставьте смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему документа.

- Используйте формулу: «Одна мысль – один абзац».

- Используйте длинные предложения, чтобы сообщить сведения, необходимые для понимания главной цели, а короткие – чтобы сформулировать эту мысль.

Правильно применяйте средства оформления:

- выделяйте тему абзаца полужирным шрифтом.

- первый абзац, формулирующий цель документа, делайте небольшим.

- выделяйте пункты плана.

- вместо смены гарнитуры шрифта, используйте подчеркивание или курсив.

Не следует писать деловые письма, когда вы находитесь в состоянии сильного эмоционального возбуждения, - это может негативно отразиться на содержании вашего послания.

Избегайте использовать неоднозначных слов и выражений – двусмысленность ведет к непониманию.

деловой письмо реквизит этикет

4. Сроки ответа на письмо. Тавтология

По правилам этикета деловой переписки существуют сроки ответа на деловое письмо, данная информация отражена в таблице.

Тип письма	Сроки ответа после получения
Письмо	В течение рабочей недели (5 дней)
Просьба, запрос	В течение 24 ч
Ответ на приглашение	В течение 2 дней
Благодарность за гостеприимство	В течение недели после отъезда

Кроме того, при написании делового письма следует избегать тавтологии (оборотов речи, содержащие лишние слова). Самые распространенные случаи:

В мае месяце : май – это пятый месяц года, поэтому пишем просто в мае.

Коррективы и поправки : корректив – это и есть поправка, поэтому пишем либо коррективы, либо поправки.

Незаконное растаскивание имущества : растаскивание имущества не может быть законным.

Обмен имеющимся опытом : нельзя производит обмен не имеющимся опытом.

Памятные сувениры : сувенир это и есть подарок на память, поэтому пишем либо сувениры, либо памятные подарки.

Период времени : период – это и есть промежуток времени, поэтому пишем либо период, либо промежуток времени.

Свободная вакансия : вакансия – это свободная должность, поэтому пишем либо вакансия, либо свободная должность.

Существующие расценки : расценки не могут не существовать.

Хронометраж времени : хронометраж – это измерение затрат времени, поэтому пишем либо хронометраж, либо затраты времени.

И в заключении хотелось сказать, хорошее деловое письмо – это произведение искусства.

Литература

1. Психология и этика делового общения: Учебник под ред. Лавриенко В.Н., ЮНИТИ, 1997.

2. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма. – М: Аудит, ЮНИТИ, 1944.

3. Этика деловых отношений: Учебное пособие, Ботавина Р.Н., Финансы и статистика, 2001.