Контрольная работа: Подготовка и оформление организационно-распорядительной документации

«О поощрении…»,

«О выплате…»,

(о чем?).

Правила, Устав, список, реестр и другие документы требуют родительного падежа стержневого существительного в заголовке к тексту, например:

Правила «оформления документов»

(с ответом на вопрос «чего?»)

Заголовок к тексту Инструкции формируется на основе существительного в дательном падеже, например:

Инструкция «по эксплуатации…»

(почему?)

Если содержание текста включает ряд вопросов, заголовок должен быть обобщенным, например:

«О мерах…»,

в этом случае наряду с заголовком

составляются подзаголовки. Их пишут

в левой части листа, не прерывая текста.

Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания или утверждения:

– датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания Главой города, руководителем структурного подразделения;

– датой протокола является дата заседания (принятие решения);

– датой акта – дата события;

– датой отчета, плана и других требующих утверждения – дата их утверждения;

– датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.

В состав даты входит указание числа, месяца, года.

например:

12 сентября 2008 г.

Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых документов. Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору – названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например:

148/12–15,

где: 148 – порядковый номер корреспонденции,

12–15 – индекс дела, где хранится документ.