Контрольная работа: Подготовка и оформление организационно-распорядительной документации

Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждений, организаций и в ней несколько решений, выводов (в докладах, положениях, обзорах), делятся на разделы, главы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа, например:

«Слушали», «Выступили»,

«Постановили».

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностные обязанности, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например:

«отдел осуществляет функции»,

«в состав объединения входят»,

«комиссия установила».

Документы – приложения могут быть трех видов:

– утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложение к правовым актам);

– поясняющие содержание другого документа;

– направляемые с сопроводительным документом адресату.

В организационно-распорядительных документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:

«Утвердить инструкцию по учету

и хранению документов

(приложение №1)

либо (согласно приложению)»

На самом документе – приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу. Размещается отметка в правом верхнем углу первого листа приложения и включает наименование нормативного акта (постановления, распоряжения и т.д.), его дату и номер, например:

Приложение №1

к постановлению Главы города

№154 от 08 октября 2008 г.

В приложениях должны быть все необходимые для документа элементы: наименование, заголовок, подпись управляющего делами администрации города. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров. Если в документе приложения информационно – справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу, на них проставляется порядковый номер.

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в УК, ее структурных подразделениях, так и вне ее с подведомственными и неподведомственными организациями, учреждениями.

Внутреннее согласование проектов распорядительных документов называется визированием.

Визирование производится в следующей последовательности:

– с функциональными подразделениями;

– с совещательными органами;

– с общественными организациями;

– с юридической службой;