Контрольная работа: Проектна документація до створення автоматизованих систем обробки інформації і використання її
Проте створення важливої підсистеми "Контроль і аудит господарської діяльності" перебуває на етапі розв'язання локальних задач, які не охоплюють у комплексі діяльність підприємства, що знижує дієвість контролю, його активний вплив на результати господарювання.
Зазначених недоліків можна уникнути складанням типових проектів, які охоплювали б завдання контролю й аудиту в управлінні підприємством.
Галузевими керівними методичними матеріалами встановлено такі стадії проектування АСОІ:
· передпроектну - розробка техніко-економічного обґрунтування (ТЕО) і технічного завдання (ТЗ) на створення АСОІ;
· проектну - розробка технічного і робочого проектів або техноробочого проекту АСОЗ;
· впровадження - дослідне експериментування і здавання проекту в експлуатацію.
Документація, яку розробляють на всіх стадіях проектування АСОІ, в процесі контролю й аудиту використовується як джерело інформації для перевірки діяльності підприємства, а також як об'єкт контролю ефективності застосування ЕОМ в управлінні і виробництві цього ж підприємства.
На передпроектній стадії обстежують об'єкт автоматизації, складають техніко-економічне обґрунтування (ТЕО), в якому обґрунтовують економічну доцільність створення АСОІ.
ТЕО є передпроектним документом, де на основі збирання й аналізу даних, що характеризують обсяги економічної інформації, які підлягають автоматизованій обробці, зазначають, у чому виявлятиметься економічна ефективність АСОІ.
Зокрема, це може бути поліпшення інформаційного забезпечення господарського механізму з метою підвищення ефективності господарської діяльності підприємства (збільшення обсягу виробництва, поліпшення якості продукції, зростання рентабельності), зменшення трудомісткості виробництва і непродуктивних витрат.
Тут же обґрунтовують основні рішення щодо функціональних і забезпечуючих підсистем, визначають затрати й економічну ефективність АСОІ.
На основі ТЕО розробляють технічне завдання (ТЗ) на створення АСОІ, в якому зазначають черговість розробки системи.
Об'єкт автоматизації обстежують відповідно до програми, що передбачає весь перелік робіт, які слід виконати. Результати обстеження оформляють у вигляді текстового матеріалу, в якому відображують недоліки організації виробництва, методології, планування, обліку, контролю й аудиту, визначають напрями удосконалення досліджуваних процесів (рис. 2).
Особливу увагу на передпроектній стадії приділяють обстеженню потоків і складу інформації, уніфікації термінології, яка застосовується з метою забезпечення смислової єдності інформації, визначенню обсягів інформації, що використовується для контролю й аудиту, розробці схем документообороту й інформаційних зв'язків.
На проектній стадії АСОІ розробляють або в дві стадії - технічний і робочий проекти, або в одну - техноробочий проект.
Стадійність розробки проектної документації залежить від особливостей прийнятих методик і засобів проектування (наявність типових проектних рішень, пакетів прикладних програм та ін.), галузевих особливостей підприємства.
Техноробочий проект розробляють при наявності типових проектних рішень і пакетів прикладних програм, які забезпечують створення АСОІ. Стадійність проектування визначають при затвердженні технічного завдання.
При описуванні у проектній документації процедур обробки інформації в АСОІ для наочності зображення використовують структурні схеми, які компонують за допомогою спеціальних шаблонів. Використання в процесі проведення ревізії й аудиту фінансово-господарської діяльності проектної документації на підприємствах, де впроваджено АСОІ, подано в табл. 1.
Рис. 2. Оргограма передпроектного обстеження при розробці АСОІ
Отже, використання у процесі ревізії й аудиту проектної документації із створення АСОІ дає змогу визначити не тільки фактичну ефективність застосування ЕОМ у фінансово-господарському контролі, а й встановити достовірність даних про виконання планів виробничої і господарської діяльності, стану управління, додержання чинного законодавства і нормативних актів при здійсненні господарських операцій, а також використати бази даних для застосування
Таблиця 1.
Документи із створення АСОІ, призначення і використання їх у контрольно-аудиторському процесі
| Найменування документа | Призначення | Використання в контрольно-аудиторському процесі |
| Технічне завдання | ||
| (ТЗ) на проектування АСОІ | Визначення параметрів проектування АСОІ, черговості виконання робіт, вартості їх і строків | Вивчення стану планування, обліку, контролю й аудиту господарської діяльності підприємства, де створюється АСОІ. Ознайомлення з проектними рішеннями, розробка раціонального документообороту, оптимізація інформаційних зв'язків, інформаційного забезпечення управління після впровадження АСОІ |
| Технічний проект | ||
| Організаційна структура управління | Відображення контуру управління і пропозиції щодо його удосконалення в АСОІ | Вивчення оптимальності управління підприємством, яке контролюється |
| Описання постановки і розв'язання задач | Характеристика економічних задач, алгоритми розв'язання їх і розробка вихідних машинограм | Встановлення взаємозв'язків показників фінансово-господарської діяльності, відображених у вхідній і вихідній інформації |
| Інформаційна база | Описання інформації, яка зберігається на машинних носіях | Одержання в запитному режимі даних, необхідних для ревізії й аудиту діяльності підприємства |
| Система класифікації і кодування | Описання класифікаторів інформації АСОІ | Групування об'єктів контролю за кодовим позначенням із використанням інструкції про порядок внесення змін і доповнень до класифікатора конкретного документа |
| Альбом первинної документації і вихідних машинограм | Уніфікація і стандартизація первинної документації, пристосованої до машинної обробки. Стандартизація вихідних машинограм для управління підприємством | Перевірка за формою і змістом документації, яка вводиться в систему машинної обробки і видається користувачам після обробки за змістом |
| Робочий проект | ||
| Інструкція щодо збирання, реєстрації, попередньої обробки, контролю і видавання інформації | Встановлення єдиної технології підготовки даних і введення їх в обчислювальну систему | Визначення достовірності первинної інформації для машинного перетворення відповідно до вимог управління підприємством |
| Інструкція щодо ведення первинної документації | Визначення єдиної методики оформлення первинними документами господарських операцій відповідно до вимог АСОІ | Встановлення достовірності відображення господарських операцій у первинних документах |
| Інструкція щодо приймання інформації на обчислювальному центрі (установці) | Правила комплектування документації і передавання її для машинної обробки | Збереження і достовірність документації, яку передають на обчислювальну установку для перетворення в АСОІ |
| Інструкція щодо порядку ведення архіву документів на обчислювальному центрі (установці) | Правила приймання документів поточного зберігання в АСОІ | Забезпечення даних від несанкціонованого доступу з метою викривлення їх або викрадення документів |
| Інструкція щодо використання вихідних машинограм | Пояснення користувачу про призначення машинограм і застосування їх у плануванні, обліку, контролі й аудиті господарської діяльності | Повнота і правдивість відображення господарських операцій в облікових регістрах, які складають машинним способом |
| Класифікатор інформації | Правила класифікації і кодування інформації, розподіл чисельності об'єктів на групи, правила кодування об'єктів, методик сполучення локальних, галузевих і загальнодержавних класифікаторів. Описання структури і довжини кодових позначень об'єктів, порядку розташування знаків і правил утворення кодового відображення | Декодування об'єктів контролю й аудиту, взаємна погодженість і достовірність відображення їхнього обліку, звітності й оцінки господарських операцій та діяльності в цілому |
ЕОМ у контрольно-аудиторському процесі. Все це сприятиме не тільки обґрунтуванню правопорушень, а й розробці заходів щодо інтенсифікації виробництва, запобіганню недолікам у діяльності підприємства, зміцненню маркетингових відносин в умовах ринку.