Включать подпапки при вводе текста в поле поиска - поиск будет выполняться не только в указанных пользователем папках, но и во всех вложенных директориях;

Поиск частичных совпадений - будет осуществляться поиск не только по имени папок и файлов целиком (точное совпадение), но в результаты поиска также будут включены папки и файлы, имя которых содержат введенное пользователем слово или фразу, как составную часть;

Использовать языковой поиск - будет выполняться поиск с учетом морфологии языка запроса.

Не использовать индекс при поиске в файловой системе - поиск будет осуществляться без учета данных, хранящихся в индексе, что может увеличить время поиска, но принести более точные результаты.

Наконец, группа флажков При поиске в неиндексированных местах позволяет настроить параметры поиска в папках и на дисках, содержимое которых не попало в поисковый индекс Windows:

Включать системные папки - по умолчанию системные и скрытые папки Windows не рассматриваются в процессе поиска. Установив данный флажок, вы сможете включить такие папки в область поиска;

Включать сжатые файлы - в область поиска также будут включено содержимое архивов и сжатых файлов, однако использование данной функции может заметно замедлить процесс поиска.

2 Word. Принципы работы функции слияния. Создание основного документа из источника данных

Текстовый процессор Microsoft Word обладает достаточно большим набором функций, которые позволяют не только быстро, красиво и удобно оформлять документы и текстовые материалы, но также автоматизировать отдельные процессы, например, печать поздравлений и почтовых конвертов при массовой рассылке.

Однако большинство пользователей персональных компьютеров даже не подозревают о некоторых весьма полезных функциях Word.

Назначение функции «Слияние»

Функция «Слияние» предназначена для того, чтобы за максимально короткий срок подготовить документы или иные материалы, отличающиеся друг от друга несколькими реквизитами или фразами. Как это можно применить на практике?

Пример 1

Вы хотите подготовить письма-поздравления и отправить их почтой всем своим клиентам. Как привило, письма будут иметь одинаковый текст. Но их вежливее сделать именными, т.е. обращаться в каждом их них к конкретному человеку. Если подходить к созданию поздравлений индивидуально (каждое письмо редактировать, изменяя адресную часть, а потом распечатывать его), то при большом количестве писем-поздравлений такая работа может занять несколько часов или даже целый день. А на подписание конвертов или их печать уйдет еще больше времени, чем на подготовку самих поздравлений.

Именно для решения таких задач удобнее всего будет использовать функцию «Слияние». Вам достаточно будет создать одно поздравление, содержащее типовой текст для всех экземпляров, и всего лишь один конверт с обратным адресом вашей компании. А затем добавить для изменяющейся информации специальные поля-заполнители, в которые в процессе слияния будет подставляться уникальная для каждого экземпляра информация.

Функция «Слияние» в программе MSWord позволит, во-первых, сэкономить драгоценное время, а во-вторых, избавиться от рутинных операций по редактированию каждого экземпляра письма.

Функцию «Слияние» можно использовать для подготовки:

– поздравлений и приглашений, писем с иным содержанием;

– почтовых конвертов;

– электронных сообщений;

– этикеток, наклеек и т.д.

Принципы работы функции «Слияние»

Сначала рассмотрим основные принципы работы этой функции, а затем подробно и на примерах разберемся, как подготовить письма-поздравления, заполнить для них почтовые конверты, а также сделать рассылку поздравлений по электронной почте.

В процессе слияния участвуют три элемента:

1. Основной документ, который содержит постоянную информацию и поля-заполнители. В процессе слияния именно в поля-заполнители подставляются уникальные данные каждого документа или материала. Основной документ готовится в текстовом процессоре MS Word.

2. Файл данных или источник данных, содержащий уникальные для каждого документа сведения – они и будут подставляться в основной документ в процессе слияния. В качестве источника данных могут использоваться следующие типы файлов:

– лист или определенный диапазон ячеек в файле формата XLS, подготовленного в табличном процессоре MS Excel;

– файл текстового процессора MS Word в формате DOC, состоящий из одной таблицы;

– таблица или запрос, являющиеся частью файла базы данных в формате MDB и подготовленные в MS Access;

– текстовый файл формата TXT со столбцами, разделенными запятыми или знаками табуляции, и рядами, разделенными абзацами;

– список контактов MS Outlook, книга электронных адресов MS Outlook Express или MS Exchange;

– файл формата HTML, состоящий из одной таблицы.