Контрольная работа: Программа Проводник Windows. Принципы работы функции слияния в Word

Затем следует написать постоянный текст поздравления, отформатировать его и сохранить созданный документ (Рисунок 5).

Рисунок 4

Условные обозначения:

1 – панель инструментов «Слияние»;

2 – пиктограмма «Выбрать тип документа»;

4 – окно «Тип основного документа».

Рисунок 5

Добавляем поля-заполнители

После того как основной документ оформлен, можно переходить к добавлению полей-заполнителей. Для этого нажмите на пиктограмму «Открыть источник данных» () на панели инструментов «Слияние» (Рисунок 5). После этой операции на панели инструментов «Слияние» станут доступными пиктограммы, которые нам понадобятся для дальнейшей работы.

Напомним, что мы готовим поздравления с Международным женским днем, а файл данных создали не только для текущего слияния, но и для использования в дальнейшем. Поэтому источник данных содержит, как данные о женщинах, которых мы собираемся поздравлять в данный момент, так и о мужчинах. Соответственно, из нашей рассылки нам необходимо исключить ненужные строки. Для этого нажмем на панели инструментов на пиктограмму «Адреса слияния» () и тем самым откроем окно «Получатели слияния» (Рисунок 6). Оно предназначено для выбора тех записей, которые должны использоваться при слиянии. То есть с его помощью можно отключить ненужные строки с данными.

Рисунок 6 Окно «Получатели слияния»

В первом столбце окна «Получатели слияния» отмечаются значком галочка» те строки, которые должны участвовать в дальнейшем слиянии. По умолчанию на всех строках установлены данные значки, поэтому нам необходимо убрать «галочки» в ненужных строках.

Чтобы быстрее осуществить эту операцию, мы можем отфильтровать данные по столбцу «Пол». Для этого нажимаем в заголовке столбца на кнопку в виде перевернутого треугольника () и в появившемся меню выбираем значение «м». Когда данные отфильтрованы, нажимаем на кнопку «Очистить все» и затем снимаем фильтрацию. В итоге в источнике данных «галочками» остаются отмечены только записи, содержащие данные о женщинах (Рисунок 7).

Рисунок 7 Окно «Получатели слияния» с выборочным выделением строк для дальнейшего слияния

Рисунок 8 Окно «Добавление поля слияния»

Условные обозначения:

1 – пиктограмма «Вставить поля слияния»;

2 – окно «Добавление поля слияния».

Теперь можно переходить к добавлению полей-заполнителей, а точнее, в нашем случае, – к одному полю-заполнителю, которое будет использоваться для обращения. Для того чтобы добавить поле, нажмем на панели инструментов «Слияние» на пиктограмму «Вставить поля слияния» () и в открывшемся окне «Добавление поля слияния» выберем строку «Имя и Отчество» (Рисунок 8).

После вставки поля-заполнителя на палении инструментов «Слияние» активировались пиктограммы для просмотра результатов и осуществления самого слияния.

Теперь добавим перед полем-заполнителем «Имя и Отчество» прилагательное «Уважаемая», а после – восклицательный знак (Рисунок 9). Наш основной документ готов, сохраним его и можем запускать сам процесс слияния.

Процесс слияния

Для получения конечного набора поздравлений на панели инструментов «Слияние» необходимо нажать на пиктограмму «Слияние в новый документ» (), а затем в открывшемся окне «Составные новые документы» выбрать параметр «все» и нажать на кнопку «ОК» (Рисунок 9).

Рисунок 9

Условные обозначения: