Выполнил: студентка 1 курса

М.В. Пименова

Ижевск 2007

Содержание

Введение

Система документации по личному составу

Заключение

Список литературы

Введение

Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, чаще всего содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда.

Делопроизводство - русский термин, не имеющий аналогов в других языках. Он берет свое начало от понятия «производство дел». В государственных учреждениях дореволюционной России так назывался процесс рассмотрения тех или иных вопросов — «дел».

Существует единое понимание термина «делопроизводство». Делопроизводство- это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Документирование -процесс подготовки и создания документов. Организация работы с документами - это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами называют административным делопроизводством. В настоящее время отдельные авторы термин «делопроизводство» все чаще заменяют термином «документационное обеспечение». Последнее заслуживает внимания, так как содержит весь комплекс работ с документами, включая вопросы их оборота и хранения.

Система документации по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальные помещения для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, при этом ответственные за эту работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 - не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 № 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.1992 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.1992 № 183 «О создании в городах и районах области архивов по личному составу».

Заявление

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 - это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление может выглядеть следующим образом:

ОАО «Ижмебель» Директору

С.А. Иванову

ЗАЯВЛЕНИЕ

12.03.2006

Прошу принять на работу мебельщиком.

Личная подписьА.И. Петров

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:

Наименование структурного Адресат подразделения

Резолюция

ЗАЯВЛЕНИЕ

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--