Контрольная работа: Система распорядительной документации. Документооборот и его основные этапы

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться учёные или квалифицированные специалисты из числа практических работников.

Для подготовки проекта распорядительного документа собирают всю необходимую информацию, составляют черновик документа, затем редактируют и уточняют. Проект распорядительного документ подлежит согласованию с заинтересованными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путём визирования (при внешнем согласовании - проставлением грифа согласования). Например, виза юрисконсульта говорит о соответствии документа законодательным и нормативным актам.

Визы и гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. При наличии всех необходимых виз документ подписывается руководителем (никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся), регистрируется в канцелярии (нумерация валовая в пределах календарного года), а копии или выписки рассылаются заинтересованным лицам и подразделениям, или исполнителей знакомят с текстом распорядительного документа под расписку.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу указываются в самом документе.

1.2 Документооборот и его основные этапы

Документооборот - движение документов в организации с моментаихполучения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители учреждения и структурных подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, служба размножения и др.).

При организации документооборота руководствуются положениями и принципами:

1. Движение потоков должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные и другие маршруты.

2. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки.

3. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько человек, и одновременная передача копий всем исполнителям, использование в возможных случаях учётных данных о документе вместо самого документа, размножение проекта документа для одновременного согласования его с несколькими учреждениями.

4. Копии с документа снимают после его рассмотрения руководством и написания резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передаётся ответственному исполнителю, которому в установленные сроки передаются и исполненные копии.

5. Учётно-информационные данные о ходе движения и исполнения документа, результатах контроля могут передаваться по телефону, с помощью регистрационных карточек или ПК и другими методами, исключающими возвратное движение документов.

При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить их на этой основе целесообразный порядок работы с документами в учреждении.

Схемы документооборота разрабатываются руководством делопроизводственной службы и согласовываются с руководителями заинтересованных структурных подразделений. Утверждает схемы прохождения документов руководитель делопроизводственной службы или учреждения.

Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу и др. Для каждой группы документов создаётся отдельная схема обращения. Апробированные схемы документооборота включаются в инструкцию по делопроизводству или прилагаются к ней.

Работа с входящими документами включает следующие этапы обработки:

1. Приём и первичную обработку документов.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрацию.

4. Рассмотрение документов руководством.

5. Направление на рассмотрение.

6. Контроль исполнения.

7. Исполнение документов.

8. Подшивка в дело.

РАБОТА С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках одного предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как с исходящими:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;