Контрольная работа: Системы документации. Правила составления документов

во-первых, уточняются целесообразность, цель приказа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид приказа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста;

во-вторых, необходимо изучить нормативно-правовые акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания лица, готовящего приказ. Знание нормативно-правовых актов обеспечит соответствие содержания приказа законам РФ и грамотную его постановку.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "о чем?", например: "Об изменении графика работы", "О реорганизации предприятия" и т.д. Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

В распорядительной части приказа, начинающейся со слов (ПРИКАЗЫВАЮ), пишут "кому" (исполнителю или структурному подразделению), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания).

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу: на правом верхнем углу таких документов делается пометка: "Приложение к приказу…".

После составления текста приказа проводится его согласование и подписание.

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Технологическая карта прохождения Приказа по основной деятельности на предприятии представлена в Приложении.

Далее приводится пример приказа по основной деятельности: об открытии филиала фирмы.

Юридическое агентство "АБСОЛЮТ"

ПРИКАЗ 20.02.2009 № 23

г. Зеленогорск

Об образовании филиала

юридического агентства "АБСОЛЮТ"

В целях расширения деятельности фирмы и оказания гражданам соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать филиал юридического агентства в г. Красноярске к 01.04.2009 в составе:

Главного юрисконсульта - 1 штатная единица.

Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам - 1 штатная единица.

Юрисконсульта по жилищно-правовым вопросам - 1 штатная единица.

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о филиале юридического агентства к 10.04.2009.

Генеральный директор Подпись В.С. Семенов

Визы:

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам Подпись Е.И. Борисов

20.02.2009