Контрольная работа: Системы документации. Правила составления документов

20.02.2009

3. Письмо о приезде представителя для участия в переговорах

Автосалон "Лидер" ул. Партизана Железняка, 31 г. Зеленогорск, 663690 тел (269) 4 36 17 факс (269) 4 36 29 ОКПО ………………………… ОГРН …………………………. ИНН/КПП ……………………. 20.02.2009 № 345/65 На № _____ от _____________

Генеральному директору АО "АвтоВАЗ" г-ну И.П. Иванову Скатертный пер.,2 Тольятти, 103030

Об участии в переговорах

Уважаемый Иван Петрович!

В ответ на Ваше предложение и в соответствии с ранее достигнутой договоренностью, предлагаем заключить контракт на поставку легковых автомобилей.

Для участия в переговорах направляем представителя нашей фирмы Сергеева Леонида Кондратьевича.

С уважением

Генеральный директор Подпись В.С. Семенов

4. Письмо-запрос

Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос - это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг).

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Письмо-запрос оформляется на бланке письма. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма. В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар.

Реакцией организации-корреспондента на письмо-запрос является письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ письмо-запрос.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе.

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Письмо-ответ также оформляется на бланке письма.