Контрольная работа: Сучасне діловодство
1. Мета, завдання та правила контролю за виконанням службових документів
На сьогодні в Україні нормативно-правове регулювання організації діловодства здійснюється за такими актами: Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 р. №1153, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. №348, та Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. №1893.Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та ви конанням документів.
Контроль за виконанням службових документів та прийняттям рішень – невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності та важлива складова частина діловодного процесу.
Мета контролю – сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу – документаційна служба установи зі службою контролю виконання, яка входить до її складу. Контроль за строками фактичного виконання (строковий контроль) всіх категорій організаційно-розпорядчих документів зосереджуються у документаційної служби установи і ведеться в канцелярії співробітниками групи контролю, інспекції при керівникові, секретаріату, відділу листів (скарг) громадян, у структурних підрозділах – секретарями, інспекторами або особами, відповідальними за обробку документів. Головними функціями, які виконуються документаційною службою в процесі контролю за строками виконання документів є: ведення попереджувального (поточного) контролю та веденням наступного (підсумкового) контролю.
Попереджувальний (поточний) контроль має активний управлінський вплив на хід виконання документа та здійснення шляхом періодичної перевірки й регулювання процесу виконання, сигналізування спеціалістам, керівництву структурного підрозділу та установи про наближення строку закінчення та необхідності завершення роботи з документом або дорученням.
Наступний (підсумковий) контроль проводиться документаційною службою періодично (щотижневе, щомісячно, щоквартально). Це аналітичне узагальнення виконавської дисципліни у структурних підрозділах. Підсумки наступного контролю находять відображення у підсумкових кількісних та спискових зведеннях стану виконання, які контролюються. Цей контроль в обов'язковому поєднанні із контролем попереджувальним є ефективним засобом підвищення дисципліни службовців, стимулюючим фактором росту трудової активності їх. Ведення в установі тільки наступного контролю виконання документів не допускається.
Завдання контролю – забезпечення своєчасного та якісного виконання документів, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання. Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на Загальний відділ, а в структурних підрозділах – здійснюють працівники, відповідальні за їх виконання. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар.
Здійснення контролю за виконанням документів
Контроль за виконанням документів включає такі дії:
– постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
– перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;
– облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
– інформування керівника про хід чи підсумки виконання документів (доручень);
– повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах;
– зняття виконаних документів з контролю;
– формування картотеки виконаних документів.
Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). При прийнятті документа на контроль на лівому полі його першого аркуша ставиться штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК – до контрольної картотеки.
Реєстраційно-контрольні картки документів, що знаходяться на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів та за виконавцями. Документ вважається виконаним, якщо порушені в ньому питання вирішено і в разі необхідності кореспондентові дано відповідь по суті.Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про підсумки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і подаються керівництву установи.
Контроль як одна із функцій управління включає в себе:
– контроль за виконанням документів за змістом порушених у них питань;
– контроль за термінами виконання документів;
– контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів.
Нормативними документами ОДПС передбачено обов’язковий контроль за виконанням таких документів:
– закони України;
– постанови Верховної Ради України;
– доручення Комітетів Верховної Ради України;
– укази Президента України;
– розпорядження Президента України;
– доручення Президента України;
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--