Контрольная работа: Важливі питання з ділового українського спілкування

9) текст;

10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11) підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Залежно від повноти висвітлення процесу засідання протоколи бувають стислими і повними. В стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. За такими протоколами важко судити за перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок, у дискусіях.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання - важливий етап підготовки роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникатив суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи.

Назву виду документа (ПРОТОКОЛ) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов'язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили».

Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ «Виступили».

У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Заголовком тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання.

Текст протоколу складається із вступної та основної частин, у вступній частині після слова «Присутні» зазначають прізвища присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх було більше ніж 15, до протоколу додають список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу зазначають тільки загальну їх кількість. Прізвища осіб, що брали участь у засіданні, розміщують валфавітному порядку (окремо — членів колегіального органу, окремо — запрошених). Після прізвища запрошеної особи зазначають назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду.На багатьох зборах і засіданнях зазначають тільки кількісний склад присутніх: «Присутні 150 чол.». Ініціали і прізвища голови і секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частині протоколу. Тут указують також порядок денний засідання — перелік чітко сформульованих питань, які слід розглянути. Питання у порядку денному розміщують за важливістю, складністю і відведеним часом їх обговорення. Найпростіші питання, як правило, вказують останніми. Питання формулюють у називному відмінку, наприклад: «Розглядання звіту за 2007 р.».Основна частина тексту протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. Розділи нумерують і будують за схемою: слухали — виступили —- вирішили (постановили).

У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступи у розділі «СЛУХАЛИ» не записують, а після прізвища доповідача зазначають «Текст доповіді додано».

У розділі «ВИСТУПИЛИ» особливу увагу звертають на ті виступи, де було виявлено незгоду з положеннями доповіді і особливу думку особи, що виступала. Запис виступів і доповідей не обов'язково фіксують слово в слово. Іноді це може бути короткий звіт про неї.

Питання до доповідача і тих, хто виступає, а також їхні відповіді заносять у протокол за мірою виступів згідно з такою формою:

В. Л. Сидоренко — Коли було завершено ремонт цеху?

О. В. Василенко — у другій декаді серпня 2007 р.

Слову «УХВАЛИЛИ» у протоколах сесій Рад народних депутатів і їх виконавчих комітетів відповідає слово «ВИРІШИЛИ».

Якщо рішення містить різні питання, його розподіляють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Кожен пункт друкують з абзацу. Якщо рішенням або одним з його пунктів затверджується будь-який документ, то останній додають до протоколу. Стиль протокольних рішень — розпорядчий, лаконічний, такий, що не допускає подвійного тлумачення.Якщо одне з питань порядку денного не розглядали на цьому засіданні, це фіксують у протоколі.

Датою протоколу є дата події (наради, зборів, сесії та ін.). Дата засідання ставиться зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим - трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік - 17.06.96. Зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписанняпротоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу (10-13. 04. 2000; 29. 05.- 03. 06. 2000; 28. 12. 98 - 04. 01. 99).

Протокол повинен мати індекс (номер), який, як правило, є порядковим номером засідання постійно діючого колегіального органу. Протоколи спільних засідань мають номер, що складається з порядкових номерів протоколів установ, які беруть участь у засіданні. Як правило, їх нумерують у межах року або строку повноважень колегіального органу.

Місце складання або видання розташовується у верхній частині сторінки зліва, містить назву міста чи населеного пункту.

Гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню). Розташовується у верхній правій частині документа. Великими літерами пишеться слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», під ним назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, нижче дата затвердження трьома парами арабських цифр. Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло організацій.

Підписи розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді - зазначення посади (ліворуч), ініціали і прізвище особи, що підписала документ (праворуч), підпис (посередині). Розшифрування підпису в дужки не береться. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени комісій.

Під час засідання можна скласти лише чорновий варіант протоколу. В п'ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами й фонозаписами, редагують і оформляють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання вченої ради стеноргафували. Стенограма додається».

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів - постанов, ухвал, а на підприємствах, що діють на основі єдиноначальності, - у вигляді наказів. У решті випадків оформляють витяг із протоколу.