Контрольная работа: Ведение распорядительной документации
Подлинники организационно-распорядительных документов хранятся в течение одного года по месту их регистрации, а затем передаются на архивное хранение.
Размноженные экземпляры постановлений, приказов, распоряжений заверяются (при необходимости) печатью и направляются адресатам согласно указателям рассылки.
В указателях рассылки во всех случаях предусматривается направление по одному размноженному экземпляру вышеуказанных документов руководителю Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, его заместителям и отделу, разработавшему соответствующий документ.
Замена разосланного документа (в случае обнаружения в нем опечаток или по другим причинам) производится по распоряжению руководителя Западно-Сибирского управления Ростехнадзора или его заместителя, подписавшего документ.
Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления, приказа, распоряжения Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Герб Российской Федерации.
Наименование территориального органа федерального органа исполнительной власти.
Наименование вида документа – приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
О проведении мероприятия по контролю
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст (постановления, приказа, распоряжения) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Для решения коллегии Западно-Сибирского управления Ростехнадзора - фразой «коллегия Западно-Сибирского управления Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору решила:». Слово «решила», печатаются строчными буквами обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносятся.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
Преамбула в проектах совместных приказов завершается словом «приказываем», которое печатается строчными буквами обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
Текст приказа может содержать одну распорядительную часть (без констатирующей), начинающейся словом «Приказываю:», которое печатается от левой границы текстового поля (с абзацным отступом).
Распоряжение может состоять только из распорядительной части.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если при подготовке проекта постановления, приказа, распоряжения усматривается необходимость признания утратившим силу какого- либо действующего постановления, приказа, распоряжения, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу действующего постановления, приказа, распоряжения, начинающийся словами «Признать утратившим силу», и далее содержащий информацию о его принадлежности к федеральному органу исполнительной власти, дате, номере и полном наименовании признаваемого утратившим силу постановления, приказа, распоряжения). Например, «Признать утратившим силу приказ Западно-Сибирского управления Ростехнадзора от 25 августа 2008 г. № 156 «Об утверждении и введении в действие Инструкции … (приводится полностью)».
В части, касающейся постановлений, приказов, распоряжений, изданных Управлением по технологическому и экологическому надзору Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по Новосибирской области, упомянутый в предыдущем абзаце пункт должен начинаться словами «Считать не подлежащим применению...» и далее содержать информацию о принадлежности приказа, распоряжения Управлению по технологическому и экологическому надзору Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по Новосибирской области), дате, номере и полном наименовании считаемого не подлежащим применению приказа, распоряжения.
Если при подготовке проекта приказа, распоряжения усматривается необходимость корректировки какого-либо требования (положения), содержащегося в действующем постановлении, приказе, распоряжении или в приложении к нему, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу (отмене) или изменении соответствующего требования (положения).
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Отделы (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).