Контрольная работа: Вимоги до оформлення документів

– змінна частина, то частину тексту, що повторюється, заміняють словами «Те саме», але якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати.

Не дозволяється заміна лапками:

1) цифр і знаків;

2) позначень одиниць величин;

3) буквених абревіатур;

4) марок машин, механізмів, матеріалів і под.;

5) скорочених позначень нормативних документів із номерами.

За відсутності відомостей ставлять три крапки (…) або пишуть: «Немає відом.». Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире. Залишати комірку порожньою не дозволяється.

Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблять підтабличні примітки, що можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка» [14, с. 25–29].

На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

і. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

—автобіографія (Я,… народилася,… навчаюся…);

—заява (Прошу зарахувати…, працюю на посаді …);

—наказ (Наказую… );

—скарга (Звертаюся до…, я повідомляв… ,);

—службова записка (Доводжу до…, Уважаю, що…).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

—акт (Комісія пропонує…, дійшла висновку… );

—трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує…, а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується .,);

—інструкція (АТ «Довіра» встановлює., кожен акціонер стає… );

—запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує… ).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

—коли підмет передує присудкові;

—коли означення стоїть перед означуваним словом;

—коли додаток стоїть після керуючого слова;

—коли вставні слова стоять на початку речення.

5. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.