Курсовая работа: Автоматизація процесів каталогізації документів в Україні

- проаналізувати діючу систему документообігу;

- розглянути можливості автоматизованого документообігу;

- дослідити особливості електронного документообігу та його переваги;

- вивчити існуючі програми з електронного обліку документів;

- розробити рекомендації щодо автоматизації документообігу.

Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку літератури та додатку. У вступі обґрунтовується доцільність вивчення обраного питання, визначається мета та завдання дослідження, вказується предмет та об’єкт вивчення.

Перший розділ „Аспекти впровадження автоматизованих систем документообігу” присвячений проблемам запровадження єдиної системи стандартизації документів, особливостям електронного документообігу. У другому розділі „Автоматизація створення каталогів документів” аналізуються існуючі програми із систематизованого обліку документів, вивчається поняття „база даних” як головна одиниця автоматизованої системи документообігу. У третьому розділі розглядаються можливості використання Інтернет-технологій для автоматизації каталогізації документів, даються рекомендації щодо автоматизації документообігу.

Робота має практичне значення. Результати дослідження можуть бути використані для комплектації посібників-рекомендацій стосовно роботи в автоматизованому режимі документообігу, а також як практичні рекомендації при безпосередній роботі з електронними документами.

ІІ. АСПЕКТИ ВПРОВАДЖЕННЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБІГУ

1. Особливості електронного документообігу

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [10, 18].

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України ( 254к/96-ВР ), Цивільним кодексом України, законами України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах" ( 80/94-ВР ), "Про державну таємницю", "Про зв'язок" (160/95-ВР), "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", а також іншими нормативно-правовими актами.

Державне регулювання електронного документообігу Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади в межах повноважень, визначених законом, реалізують державну політику електронного документообігу.

Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на:

· реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;

· забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;

· нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів [1,77].

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Саме тут слід ураховувати класифікацію та кодування уніфікованих форм документів.

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Обов’язкові реквізити документів визначаються відповідно до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003) у відповідності до національного стандарту України.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (уразі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний; 3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання [14,61].

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством (див. Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів від 20.070.1998р.).

2. Запровадження єдиної системи стандартизації документів