Курсовая работа: Автоматизація процесів каталогізації документів в Україні

Під поняттям „база даних” розуміють упорядкований набір даних, у технічному розумінні виключно й система керування базою даних.

Головним завданням бази даних є гарантоване збереження значних обсягів інформації (так звані записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Таким чином база даних складається з двох частин — інформації, що запам’ятовується, та системи управління нею. З метою забезпечення ефективності доступу записи даних організовують як множину фактів (елемент даних).

Розробки бази даних розпочалися в 60-х роках ХХ ст.

· 1960-ті рр. розробка перших баз даних (БД). CODASYL - мережна модель даних та одночасно незалежна розробка ієрархічної БД фірмою North American Rockwell, пізніше перейнятої IBM за основу їх власної розробки під назвою IMS.

· 1970-ті рр. розробка Едгаром Ф. Коддом основ реляційної моделі, котра на початку зацікавила лише наукові кола. Вперше цю модель було використано у БД Ingres (Берклі) та System R (IBM), анонсовані протягом 1976 року і були лише дослідними прототипами.

· 1980-ті рр. поява перших комерційних версій реляційних БД Oracle та DB2. Реляційні БД успішно починають витісняти мережні та ієрархічні. Дослідження децентралізованих (розподілених) систем БД, проте вони не відіграють особливої ролі на ринку БД.

· 1990-ті рр. увага науковців зміщується у бік об'єктно-орієнтованих БД, котрі знайшли застосування у першу чергу в тих областях де використовуються комплексні дані: інженерні, мультимедійні дані.

2000-ні рр. головним нововведенням є підтримка та застосування XML у БД. Розробники комерційних БД котрі панували на ринку у 1990-их роках отримують все більшу конкуренцію зі сторони руху відкритого програмного забезпечення. Реакцією на це стає поява безкоштовних версій комерційних БД.

Розрізняють структуровані та неструктуровані типи бази даних.

Структуровані бази даних використовують структури даних, тобто структурований опис типу фактів за допомогою схеми даних, більш відомої як модель даних. Модель даних описує об'єкти та взаємовідносини між ними. Існує декілька моделей (чи типів) баз даних, основні: плоска, ієрархічна, мережна та реляційна. Приблизно з 2000 року більше половини БД використовують реляційну модель.

До неструктурованих баз даних відносяться повнотекстові бази даних, котрі містять неструктуровані тексти статей чи книг у формі, що дозволяє здійснювати швидкий пошук (як наприклад вікіпедія).

Часто зустрічається характеристика бази даних на основі певних параметрів або необхідних вимог, наприклад:

· значна кількість даних

· незалежність даних

· відкритий доступ до даних

· підтримка транзакцій з гарантією відповідних властивостей

· гарантована відсутність збоїв

· одночасна робота з багатьма користувачами.

Із подальшим розвитком бази даних змінюються й ці вимоги та додаються нові, тому одностайності щодо повноти цієї характеристики немає.

3. Програми із систематизованого обліку документів

На сьогоднішній день на українському ринку є кілька програм із системи обліку документів.

Однією з таких програм є система обліку документів „Канцелярія”, що призначена для автоматизації документообігу на підприємствах різного профілю й масштабу. На відміну від програмного продукту „Система учета документов «Канцелярия»” інтерфейс та усі текстові повідомлення виконані українською мовою. Увесь документообіг поділяється на три основних потоки: вхідні, вихідні та внутрішні документи. Контроль виконання доручень по вхідній кореспонденції здійснюється на всіх етапах руху документів усередині організації (багаторівневий контроль) у різних площинах: по всьому документу, за окремими пунктами документу, за окремими дорученнями керівництва – резолюціям, за виконавцем.

Функції системи:

- реєстрація документів;

- введення текстів резолюцій і призначення виконавців;

- реєстрація руху документів усередині організації, включаючи переміщення паперових оригіналів і паперових копій документів і відповідних резолюцій; графічне відображення цього руху у вигляді „дерева документів”;

- забезпечення автоматизованого контролю проходження документів у підрозділах організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання (відправка вихідного документу або інформування керівництва з тематики доручення);

- забезпечення автоматизованого контролю виконання доручень за вхідним документом в цілому, а також за окремими пунктами документу й за кожним виконавцем;

- контроль за виконанням доручень за заданими інтервалами часу з автоматичним контролем виконання всередині кожного інтервалу;