Курсовая работа: Автоматизация работы в Microsoft Word

Одновременно может быть открыто не более десяти вспомогательных словарей. Однако чем больше открыто словарей одновременно, тем медленнее идет проверка. Поэтому для ускорения проверки, выберите только нужные в данный момент словари, а остальные закройте.

Для закрытия словарь достаточно снять соответствующий флажок. При проверке текста на иностранном языке указать язык словаря пользователя в поле Язык.

В ходе проверки орфографии можно добавлять слова в словари пользователя.

Существующие словари могут содержать тысячи слов. Однако они не могут предусмотреть всех сфер деятельности человека. Для того чтобы Microsoft Word воспринимал нужные слова, их следует внести в пользовательский словарь.

Однако, чем больше словарь, тем дольше Microsoft Word будет производить проверку. Поэтому особенно увлекаться дополнением существующих словарей не стоит. К тому же Microsoft Word дает возможность создавать собственные словари по различным тематикам.

По умолчанию словарь будет сохранен в папке \Windows\MsApps\Proof. В случае необходимости можно указать другую папку, в которой Microsoft Word должен охранить словарь.

Рис. 4. Диалоговое окно Вспомогательные словари

Если для проверки орфографии не достаточно одного пользовательского словаря, можно подключить другие. Осуществляется этот процесс добавлением выбранного словаря в список используемых словарей. С помощью специальных кнопок в окне диалога «Вспомогательные словари» можно добавлять, изменять и удалять вспомогательные словари. Как уже говорилось выше, одновременно может быть открыто до десяти различных словарей.

Если нужный словарь отсутствует в списке, нужно выбрать другой диск или папку, где расположен нужный файл.

Если словарь уже больше не нужен, его можно удалить.

Microsoft Word предоставляет возможность редактирования пользовательского словаря. Необходимость в этом может возникнуть, если случайно было внесено в словарь ошибочно написанное слово.

Если при работе в Microsoft Word с любым из иностранных языков потребуется проверить орфографию на этом языке, нужно установить словарь соответствующего языка. Приобрести словарь для проверки любого языка можно в местных филиалах компании Microsoft или у дилеров компьютерной продукции. Когда соответствующий словарь установлен, можно проверить орфографию текста.

Подбор синонимов

С точки зрения читабельности документа важно, чтобы в рядом стоящих предложениях не повторялись одни и те же слова. В этом случае можно использовать команду Тезаурус, подбирающую слово близкое по смыслу — синоним. Здесь, как и в случае проверки орфографии, Microsoft Word, использует словарь, но на этот раз словарь синонимов. Если слово, для которого нужно подобрать синоним, отсутствует в этом словаре, синоним подобран не будет. Кроме синонимов, эта функция позволяет подобрать антонимы и связанные (однокоренные) слова.

Рис. 5. Диалоговое окно Тезарус

Перенос слов

Перенос слов целесообразно выполнять на завершающей стадии редактирования. Благодаря переносу слов, можно получить более компактный текст. Если перенос не используется, то при выравнивании по ширине производится, так называемая, разгонка строк. Это портит внешний вид текста, поскольку некоторые из строк оказываются мало заполненными, и слова в них расположены с большим интервалом.

При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы мягкого переноса (так называемые, необязательные дефисы). Когда возникает необходимость переноса, один из символов мягкого переноса разбивает слово на части с учетом максимально возможного заполнения строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице. Разделение слов для переноса в документе может осуществляться автоматически или вручную.

Рис. 6. Автоматическая расстановка переносов

Если для какого-то фрагмента текста не нужно установки автоматического переноса слов, то для этого фрагмента режим можно отменить. Для этого достаточно воспользоваться командой Абзац меню Формат и на вкладке Положение на странице установить флажок на Запрет автоматической расстановки переносов.

Недостатком автоматического переноса является то, что нельзя контролировать перенос слов. При подготовке важных моментов целесообразно проконтролировать выполнение переноса. Принудительный перенос позволяет осуществить контроль, предлагая на усмотрение пользователя варианты для переноса и предоставляя ему возможность самостоятельно решить, где именно будет выполнен перенос слова.

Рис. 7 . Принудительная расстановка переносов

В поле Вариант отображается слово, в котором Microsoft Word предполагает выполнить перенос. С помощью дефисов предлагаются варианты возможного переноса, и наиболее рациональный, с точки зрения Microsoft Word, будет выделен вертикальной чертой. Можно выбрать устраивающий вариант, установив в нужном месте курсор.

Глава II. Подбор синонимов

Стиль — это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.

Документ, отформатированный одним шрифтом, без отступов, табуляций, заголовков, трудно читать. Для того чтобы превратить этот текст в читабельный потребуется выделить заголовок, оформить подзаголовки в соответствии с их уровнем, выполнить надписи к рисункам и таблицам, выделить новые термины, примечания, установить колонтитулы, и т.д. Можно отформатировать каждый из элементов вручную. Если документ имеет достаточно большой объем, задача становится неразрешимой при условии, что все элементы одного типа, например, подписи и заголовки соответствующих уровней) должны быть оформлены единообразно.

С помощью стилей можно установить несколько параметров форматирования за один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение работы. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужныхфрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента.