Курсовая работа: Автоматизация работы в Microsoft Word

· Текст и рисунки, сохраненные в качестве элементов списка автотекста

· Специальные панели инструментов, меню и сочетания клавиш

Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон например, «Обычный», чтобы можно было использовать их в других шаблонах основанных на «Обычном». Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в Microsoft Word в качестве общего шаблона.

По умолчанию в Microsoft Word при работе с документом используются только элементы, принадлежащие шаблону, присоединенному к этому документу, или шаблону «Обычный» (автотекст, макросы и специальные панели инструментов, настройки меню и оперативные клавиши). После загрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы становятся доступными для любого документа, открытого во время текущего сеанса работы в Microsoft Word.

Надстройки — это дополнительные программы, расширяющие возможности Microsoft Word, предоставляя в распоряжение пользователя дополнительные специальные команды и новые функции.

Для загрузки надстройки или шаблона при каждом запуске Microsoft Word, необходимо скопировать надстройку или шаблон в папку автозагрузки, указанную на вкладке «Расположение» окна диалога «Параметры» меню Сервис.

Для того чтобы шаблоны и надстройки загружались автоматически при открытии Microsoft Word, их следует скопировать и сохранить в папке автозагрузки Microsoft Word. После этого Microsoft Word будет открывать шаблоны, сохраненные в папке автозагрузки, в качестве общих. Кроме того, загрузка шаблона в качестве общего дает возможность использовать его сразу в нескольких документах.

Для создания документа на основе готового шаблона достаточно выбрать команду Создать меню Файл и указать в списке нужный шаблон.

Но можно создать новый шаблон. Условно можно предложить два способа создания шаблона:

· Изменить документ, созданный на основании какого-то шаблона, и сохранить его в качестве нового шаблона

· Создать документ, основанный изначально на шаблоне «Обычный», внести в него все возможные установки (элементы шаблона) и сохранить в качестве нового шаблона

Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но если среди имеющихся встроенных шаблонов нет ничего, что соответствовало бы определенным требованиям, предъявляемым к нужному документу, другого выхода нет. Однако в этом способе есть некоторое осложнение опять же связанное с макросами и элементами автотекста. Дело в том, что если шаблон строится на обычном шаблоне, то макрос и автотекст записываются в шаблон «Обычный», а созданный шаблон не будет содержать этих элементов. Перед тем как создавать макрос или элемент автотекста следует сохранить шаблон, тогда он будет восприниматься Microsoft Word как специальный. Затем можно создать макрос и элементы автотекста.

Процедура внесения изменений в шаблон через документ была уже описана в §1 данной главы, «Использование стилей». Смысл этой процедуры сводится к изменению параметров форматирования документа, при этом также можно пользоваться окном диалога «Организатор» для копирования стилей из других шаблонов. Для внесения изменений непосредственно в автотекст, макрос, специальные панели инструментов и т.д. используются общие команды меню. В заключение документ сохраняется в качестве шаблона, после чего внесенные изменения будут доступны во всех документах, которые будут создаваться в дальнейшем на его основе.

Режим структуры документа предусмотрен в качестве специального режима, в котором заголовки различных уровней связаны с подзаголовками и текстом. Для работы в этом режиме обязательно должны быть использованы стандартные стили заголовков различного уровня, принятые для обычного режима. В структуре могут быть использованы все девять видов встроенных заголовков различного уровня от первого до девятого. При этом для всех уровней заголовков используется один уровень текста.

Использование режима структуры обеспечивает следующие удобства при работе над документом:

-Если установить сворачивание документа до уровня заголовков с выведением первой строки раздела, можно, использовать режим структуры для быстрого просмотра больших документов

-Можно легко перемещаться по документу, сворачивая и разворачивая отдельные разделы

-Режим структуры удобно использовать для редактирования. Выделяя отдельные заголовки и используя кнопки панели структуры, их можно перемещать вместе со связанным с ними текстом

-Структура документа может использоваться для создания нумерованных заголовков

Режим структуры документа по сравнению с обычным режимом имеет следующие особенности:

-На месте линейки расположена панель «Структура»

-Отформатированные заголовки и текст имеют различные отступы, соответствующие их уровню

-Слева от каждого заголовка имеется значок плюс или минус

Работая в режиме структуры документа можно устанавливать уровни просмотра заголовков:

-Просмотр всех уровней заголовков без текста

-Просмотр всех уровней с первой строкой текста

-Просмотр отельных уровней

Можно изменять назначенный уровень заголовка, повышая или понижая его до следующего уровня или до уровня текста.