Курсовая работа: Автоматизация управления производством
Сервер, кроме своего прямого назначения обработки и хранения информации, решает задачу маршрутизации и транспортировки информации. В качестве сетевых аппаратных средств используются следующие сетевые адаптерные карты: NE-1000; NE-2000; SMC8634; SMC8834.
Сетевые протоколы – IEEE 802.2, IEEE 802.3 CSMA/CD
Транспортный протокол – IPX/SPX - для NetWare сервера.
Основные прикладные программные средства, используемые в организации – стандартный пакет MicrosoftOffice, для функционирования электронной почты в пределах локальной сети на всех компьютерах используется программа MicrosoftExchange.
Кроме этого установлены сетевые версии программ «1С: Бухгалтерия», «1С: Кадры», «Консультант +», АРМ телеграфиста «Поток 5».
Установлен доступ к Internet, для обслуживания электронной почты по глобальной сети используется программа MicrosoftOutlookExtress .
В дипломной работе рассматривается, анализируется и проектируется система мероприятий по повышению эффективности функционирования информационной системы административно-управленческого аппарата предприятия путем обеспечения эффективного документооборота (в части, касающейся регистрации документов, контроля их исполнения, информационно-справочной работы).
2.3. Система документооборота, принятая на предприятии
Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля их исполнения и защиты от несанкционированного доступа.
Система документооборота играет существенную роль в функционировании информационной среды, которая должна обеспечивать получение нужной информации для нужного человека в нужное время.
Рано пришедшая информация может затеряться, а поздно пришедшая уже не имеет потребительной стоимости. Заниматься вопросами управления механизмом документооборота должен специалист по организации управления, знакомый с основами информатики.
Основная работа по обеспечению документооборота в РГП "Волгааэронавигация" выполняется канцелярией.
Производственные функции канцелярии: регистрация документов; контроль исполнения документов; печать документов; подача телеграмм; прием телеграмм; выполнение копировальных работ; архивирование документов; доставка документов.
Функции управления канцелярией: прогнозирование, планирование, организация, учет, контроль, анализ, регулирование.
Объекты управления: производственная деятельность отдела; состояние и движение оборудования; состояние и движение материалов.
В своей деятельности работники канцелярии руководствуются должностными инструкциями, приказами, распоряжениями Генерального директора, распоряжениями заведующего канцелярией, Положением о канцелярии.
Типы документов, используемых в работе предприятия.
Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов много, но с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает всего 3.
1. Входящие – документы, поступившие из внешней среды, регламентирующие деятельность, поступающие из Министерства Транспорта, Госкорпорации по ОВД, налоговых органов, органов санэпиднадзора, инспекции по труду, Межрегионального транспортного управления. Это постановления Правительства РФ, указы Президента обязательные к исполнению (их пересылает Госкорпорация по ОВД). Это также документы, поступающие из филиалов предприятия (в основном отчетность), счета кредиторов, письма различных организаций, контакты которых с РГП "Волгааэронавигация" носят нерегулярный, разовый характер; корреспонденция различных государственных органов (милиция, таможня, медсанчасть), договоры, рекламные предложения.
Большинство входящих документов порождают соответствующие исходящие, причем в четко установленные сроки. Сроки устанавливаются либо нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе (рисунок 2).
2. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом предприятия на соответствующие входящие документы. Это отчеты, справки, предоставляемые в вышестоящие и контролирующие органы, документы бухгалтерской отчетности. Все они сопровождаются сопроводительными письмами. Некоторые исходящие документы готовятся на основе внутренних документов предприятия. К исходящим также относятся различные запросы в сторонние организации (рисунок 3).
3. Внутренние.
Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы. В основном это приказы и распоряжения Генерального директора предприятия, служебные записки заместителей Генерального директора, начальников отделов и служб предприятия друг к другу и к Генеральному директору, объяснительные записки работников, заявления работников на предоставление ссуды, отпусков, материальной помощи. Также через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие.
По правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию – это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
Все документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным номером. Любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ.
Структуру входящих и исходящих документов по контрагенту в среднем за 2007 год отражает таблица 1:
Таблица 1
Структура входящих и исходящих документов по контрагенту
за 2007 год.
| Входящие | Исходящие |
| 30% поступает из вышестоящих и контролирующих органов | 30% - счета, выставленные пользователям услуг (аэронавигационное обслуживание) |
| 40% поступает от филиалов | 30% - корреспонденция в адрес вышестоящих и контролирующих органов различного содержания |
| 30% - прочая корреспонденция | 30% - корреспонденция в адрес филиалов |
| 10% - переписка с прочими организациями, имеющая случайный характер |
Отчетность о проделанной работе канцелярии.