· Согласование и подписание проектов документов

· Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП.

· Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов;

· Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте.

4. Опция "ЭЦП и шифрование"

В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.

Документы организации создаются, обрабатываются и пересылаются в электронном виде. Входящие документы зачастую также переводятся в электронную форму средствами сканирования и распознавания текста, либо поступают уже в электронном виде.

Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонале.

Применение электронного представления документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи).

В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения.

Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл документа, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.

Для использования электронной цифровой подписи в системе «ДЕЛО» предусмотрена специальная опция «ЭЦП и шифрование».

Опция позволяет подписывать цифровым способом документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО». При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования, визирования и утверждения документов.

Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях - кто и когда подписал данный документ, а также может проверить подлинность каждой подписи и убедиться, что после подписания документ не был отредактирован. Процедура проверки цифровой подписи предельно проста – достаточно один раз «щелкнуть» мышкой.

Опция "ЭЦП и шифрование" также предоставляет возможность подписывать и шифровать документы, отправляемые по электронной почте внешним адресатам: филиалам, дочерним организациям, клиентам или партнерам. Шифрование сообщений, передаваемых по внешним каналам связи, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа – прочтения, искажения либо подмены.

В том случае, если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обмена информацией, вместе с документами передаются и цифровые подписи наложенные на документ. Таким образом, пользователи корпоративной системы получают возможность подписывать и распространять по всей территориально-распределенной организации подписанные документы. При этом, например, проверка подписи президента корпорации в удаленном филиале выполняется точно так же, как и проверка подписи сотрудника филиала – один «щелчок» мышкой.

Технология работы с опцией "ЭЦП и шифрование".

Для каждого пользователя системы «ДЕЛО», обладающего правом подписи, формируется ключ, состоящий из двух частей: секретной и открытой.

Секретный ключ записывается на носитель: электронную таблетку Touch Memory или электронный ключ EToken, передаваемый лично пользователю. Секретный ключ может быть дополнительно защищен паролем пользователя (на случай потери носителя).

Секретный ключ используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, отправляемых пользователем по электронной почте. Чтобы подписать файл документа или сообщение, пользователю достаточно поместить носитель секретного ключа в считывающее устройство компьютера и «щелкнуть» мышкой по кнопке «Подписать».

На основании открытого ключа формируется сертификат открытого ключа. Сертификат открытого ключа используется для проверки подлинности ЭЦП.

Создание секретных ключей пользователей и их сертификатов осуществляются администратором Центра управления ключевой системой (ЦУКС), представляющего собой комплекс программного обеспечения и устройства записи / чтения носителей ключей, входящий в комплект поставки опции.

ЦУКС является корпоративными центром управления ключевой системой, его деятельность распространяется только на собственную организацию, филиалы и дочерние организации. При необходимости, сертификаты, выданные ЦУКС, могут быть подписаны и вышестоящим Удостоверяющим Центром. ЦУКС функционирует на автономном компьютере, в целях безопасности не подключенном ни к какой линии связи.

Администрирование ЦУКС не требует специальной подготовки. Вся необходимая информация представлена в документации системы ДЕЛО.

Варианты поставки и инсталляции опции "ЭЦП и шифрование".

Опция "ЭЦП и шифрование" предлагается в 3-х различных вариантах поставки:

· Полнофункциональная. Пользователь может подписывать документы и сообщения, шифровать и расшифровывать сообщения, проверять подписи других пользователей. Для таких пользователей в комплект поставки опции входит аппаратное устройство считывания секретного ключа.

· Только проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но сам подписывать документы не может. Для рабочих мест этих сотрудников не требуется использование аппаратных средств.

· Удаленная проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но сам подписывать документы не может. Этот вариант доступен с версии «ДЕЛО»8.09 и предполагает приобретение сервера проверки подписи, позволяющего проверять подписи с любого рабочего места системы «ДЕЛО».

В зависимости от потребностей заказчика, можно приобретать произвольные комбинации вариантов Опции. Например, приобрести полнофункциональный вариант только для руководящего состава, обладающего правом подписи, а для остальных сотрудников закупить вариант «Только проверка подписи».