Опция "ЭЦП и шифрование" использует средство криптозащиты «КриптоПро CSP», разработанное фирмой «КриптоПро» и сертифицированное ФАПСИ. Интеграция криптографического программного обеспечения в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» выполнена компанией ЭОС, имеющей соответствующие лицензии ФАПСИ.

5. Функции системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа надпроектами документов

Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:

1. создание РК проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа;

2. изменение проекта с сохранением предыдущих версий;

3. согласование проекта документа;

4. утверждение проекта документа;

5. регистрация документа, созданного на основе проекта.

При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Регистрация документов

Для каждого документа в системе «ДЕЛО» формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее. Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

Контроль исполнения

В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов. Другие функции системы автоматизации делопроизводства приведены в таблице № 1.

Таблица № 1. Функции системы автоматизации делопроизводства

Обработка и хранение документов	К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т. д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например, MS WORD, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.
Расширение состава реквизитов карточки документа	Карточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающий требованиям делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей карточки может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные реквизиты могут быть разных типов: строковые, числовые, даты. Также обеспечивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты.
Поточный ввод документов	Поточный ввод документов позволяет решить проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов. При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, оборудованном высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
Движение документов	В системе существует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения. После вынесения резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей, и контролируются сроки исполнения поручений. В системе «ДЕЛО» реализовано также множество других механизмов движения документов: внутренняя адресация, пересылка электронных документов внешним организациям, полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочее.
Обеспечение юридической полноценности	В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться сторонний удостоверяющий центр и внутрикорпоративный центр управления ключевой системой (ЦУКС), созданный на базе программных продуктов ЭОС и сертифицированных криптосредств.
Отправка документов	Система позволяет формировать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП. С этой целью в системе используется сертифицированные криптосредства.
Справочно-аналитическая работа	По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.
Полнотекстовый поиск по содержанию документа	Реализован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов.
Работа с взаимосвязанными документами	Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL). Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах.
Регламентация прав доступа	Права пользователя в системе регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т. д.)

6. Эффективность системы "ДЕЛО"

По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:

· около 15% всех документов безвозвратно теряется;

· до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;

· для каждого документа создается в среднем 19 его копий.

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами:

Не автоматизированная технология	Автоматизированная технология
ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)	автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров	автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов
ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения	автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту
размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям	автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети
ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников	автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений	однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений	автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа
почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров	автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии

«ДЕЛО-Предприятие» предназначено не только для делопроизводственных служб (секретариатов, канцелярий, общих отделов, экспедиций и т. д.). Система также автоматизирует деятельность непосредственных участников документооборота: руководителей, специалистов – то есть всех сотрудников организации, работающих с документами.

«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современным системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации классического делопроизводства.

Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных документов, «ДЕЛО-Предприятие» позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления.

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России. Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформализованные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий и учреждений.