При обращении к фирме - более формально:

Dear Sirs – (Европа), Gentlemen: – (США).

После обращения употребляется запятая (в Европе) или двоеточие (в США):

Dear Sirs, Gentlemen.

5. Основной текст письма

Состоит из информации, которую вы хотите донести до адресата. При его формальном оформления, необходимо иметь в виду два момента.

С заглавной буквы пишутся:

· имена, адреса, обращения

· каждое слово названия фирмы

· каждое слово официального названия должности

· названиеобъектовпереписки (Project, Agreement, Letter of Intent).

Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов типа shan't, can't, нужно употреблять shall not, can not и т.д.

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому. Основной текст полезно закончить стандартными вежливыми фразами.

Мы будем признательны за быстрый ответ	Early reply will be appreciated...
Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие)...	If we can be of any assistance, please do not hesitate to contact us...
Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем	Looking forward to hearing from you soon...
Просим сообщить нам, как можно скорее (в ближайшем будущем)	Please, inform us in the shortest possible time (at your earliest convenience...)
По получении письма просим телеграфировать (сообщить телексом) подтверждение	Upon receipt of the letter please cable (telex) your confirmation...
Мы хотели бы заверить вас...	We would like to assure you...
Будем признательны за быстрое выполнение нашего заказа	Prompt execution of the order will be appreciated...
Заверяем вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями	We assure that we shall get in touch with (contact) the organizations concerned without delay
Заверяем вас, что мы предпримем срочные меры для исправления создавшегося положения	We assure you of our quick actions to correct the situation...
Ожидаем вашего согласия (одобрения, подтверждения)	Looking forward to receiving your concent (approval, conformation)

6.Заключительная формула вежливости

Должна всегда соответствовать обращению к адресату.

Dear Sir, Sir - (I am) Yours truly, Faithfully

Dear Sirs, Gentlemen - Yours truly

Lady, Ladies - Yours truly

Подпись (или ее факсимиле) обычно сопровождается полным именем автора с указанием его должности и звания, например:

SirJeffry, Editor-in-Chief

J.P.Black, HeadofDepartment

Если к письму имеются приложения, то их характер и размер уточняется в левом нижнем углу письма после сокращения:

Enclo (Enclosure) – приложение

Enclos – множ.число.

например:

Enclo.: 32 pages (sheets)

2.3 Электронные письма

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы, правила и этика.

Получение писем

1. Проверять почту следует не менее 2 раз в день – с утра и после обеда, иначе есть риск застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минуты.