Курсовая работа: Ділові засідання
Якщо ваше засідання триватиме більше 90 хвилин, заплануйте коротку- 5-7 хвилин- перерву приблизно у середині заходу. Цього часу достатньо для того, щоб зробити терміновий телефонний дзвінок або інші необхідні справи. Якщо ви відведете для перерви більше часу, люди, ймовірно, займуться чимось іншим, і вам буде досить важко зібрати їх знову. Краще мати дві перерви по 5-7 хвилин, ніж одну, яка триватиме 15хвилин.
Якщо ви плануєте у засіданні перерву, обов'язково зазначте про це у порядку денному. При цьому визначте точний час і дотримуйтесь його, щоб учасники могли попередити своїх секретарів/помічників, коли за необхідності з ними можна зв'язатися по телефону.
1.4.4 Визначення дати і часу проведення засідання
Вибираючи дату і час проведення засідання, важливо враховувати робочі плани учасників. Але вони не можуть бути єдиним критерієм. Для того, щоб знайти оптимальний варіант, організатори заходу повинні також мати відповіді на такі питання: Як довго триватиме засідання? Коли його провести- до обіду чи після? Який день краще підходить для цього заходу?
Спеціалісти з ділового етикету та психології ділових стосунків вважають, що у цілому друга половина п'ятниці та ранок понеділка- поганий час для проведення засідань. По понеділках зранку співробітники хочуть прийти на роботу і зорієнтуватися у справах, які вони мають на цей день і на весь тиждень. Якщо вам необхідно провести засідання у понеділок у першій половині дня, для поліпшення ситуації призначте його початок через півгодини після того, як співробітники приходять на роботу. Засідання, що проводяться під кінець робочого дня, також можуть викликати проблеми. Люди хочуть закінчити роботу і йти у своїх справах: їм треба встигнути на автобус чи електричку; закривається дитячий садок і треба забрати дітей; у них є свої плани на вечір. Як правило, засідання, що проводяться по п'ятницях після обіду,- "викинутий", марно згаяний час. Співробітники присутні на цих засіданнях фізично, але їх думки далекі від справ, і тому розраховувати на високий процент ефективності заходу не реально.
Хорошим вибором часу для проведення засідання є час перед обідньою перервою. При цьому засідання, заплановане на час до обіду, не повинне тривати більше двох годин. Якщо ви бажаєте провести коротке засідання, заплануйте його початок за годину до обідньої перерви- усі хочуть відпочити та поїсти, так що зайвих затягувань не буде.
Якщо вам треба провести справді коротке засідання, зробіть його без розсадки учасників (усі присутні стоять). При цьому враховуйте, що засідання такого роду не може тривати довше 15 хвилин.
Попередження заздалегідь- вияв ввічливості при проведенні неформальних засідань. Навіть якщо ви не встановлюєте конкретний час, краще напередодні попередити співробітника, що ви збираєтесь зайти до нього та обговорити певні питання. У такому випадку співробітник буде готовий до дискусії і ви швидше вирішите існуючі проблеми.
1.4.5 Інформація, яку необхідно викласти перед переліком питань порядку денного
Необхідно конкретно визначити, хто саме збирається на це засідання. Можливо назвати учасників як певну групу (наприклад, група підготовки звіту за півріччя). У такий спосіб ви фокусуєте співробітників на конкретному питанні (конкретних питаннях), а також створюєте у них відчуття єдиної команди.
Визначайте мету засідання чітко і зрозуміло, наприклад: "Визначення доповідачів на річній конференції" або "Складання плану проведення занять групи молодих спеціалістів на другу половину поточного року". Співробітники повинні обов'язково знати, які зміст і мета проведення конкретного засідання.
Встановлення заздалегідь мети засідання, як і попереднє визначення імен учасників, безумовно допоможе мінімізувати число людей, які, незважаючи на той факт, що виконують іншу роботу і відповідають за інші питання, бажають бути присутніми на заході.
Бажано вказати, хто організовує засідання. Не варто обмежуватися лише іменем співробітника. Номер телефону чи інша подібна інформація допоможе учасникам за необхідності зв'язатися з відповідною особою. Краще заздалегідь надати бажаючим можливість висловити організаторам свої пропозиції або сумніви щодо проведення засідання: це гарантуватиме вищу ефективність самого заходу.
Слід також визначити тип запланованого засідання: "інформаційне", " прийняття рішення", "вирішення проблеми" і т. ін. При цьому варто бути відвертим. Якщо певне рішення вже прийняте і мета засідання - довести і роз'яснити його, не треба називати захід "Засідання для прийняття рішення". Ваші співробітники- дорослі, розумні люди, не слід ставитися до них як до наївних новачків, це ніколи не дасть позитивних результатів.
Учасники засідання повинні знати, які робочі матеріали необхідно мати при собі, тому перед порядком денним слід назвати ці матеріали. У тому разі, коли на засіданні передбачається обговорення певних документів, необхідно, роздаючи/розсилаючи копії порядку денного, передати учасникам і екземпляр документа для розгляду. Наприклад, готується засідання, на якому планується затвердити бюджет на наступний рік. Розсилаючи/роздаючи заздалегідь копії порядку денного, слід роздати і копії бюджету з тим, щоб співробітники могли ще до засідання ознайомитися з цим документом і бути готовими для його обговорення і, як результат, ефективніше використати час, відведений на захід.
Що робити, коли ви направили певний документ учаснику з тим, щоб він міг підготуватися до обговорення, а на засіданні ця особа заявляє, що не ознайомилася з паперами? Не лишайте без уваги подібний факт, відповідним чином (негативно) прореагуйте на непідготовленість співробітника до дискусії. Якщо ви вирішите "пожаліти" колегу і не звернете належної уваги на його непрофесійну поведінку, подібне рішення не принесе вам- організатору засідання- ніяких переваг. Навпаки, якщо ви не оціните відповідним чином подібну безвідповідальність співробітника, наступного разу більше людей не звернуть належної (або ніякої) уваги на матеріали, надані їм для ознайомлення перед засіданням. Подібна позиція організатора заходу може здатися досить жорсткою, але насправді вона буде виявом поваги до абсолютної більшості учасників, які зібралися саме для проведення дискусії. Дайте чітко зрозуміти співробітникам, що ви очікуєте від кожного з них підготовленості до засідання, що включає ознайомлення з наданими їм до заходу матеріалами та готовність до їх обговорення.
Не забудьте вказати день тижня, у який проводитиметься засідання, та, щоб уникнути непорозумінь, відповідну дату календаря. Разом з цією інформацією зазначається час початку та час закінчення заходу. Щоб відчувати себе впевнено, ви можете визначити час закінчення засідання на півгодини пізніше, ніж ви реально плануєте його закінчити. Навіть якщо засідання затягнеться на 15-20 хвилин довше від запланованого вами насправді, для учасників воно все одно закінчиться вчасно.
1.4.6 Безпосереднє складання порядку денного
Безпосереднє складання порядку денного вимагає значної попередньої роботи та обдумування. Починайте кожне засідання з так званої вступної частини, яка, як правило, забирає від 10 до 15 відсотків усього часу, відведеного для заходу. Так, на одногодинному засіданні вступна частина займатиме від 6 до 10 хвилин. У цей час проводиться привітання учасників, необхідне представлення окремих присутніх осіб; визначаються мета і завдання заходу; встановлюються загальні правила ведення засідання; визначаються головуючий та секретар засідання; переглядається порядок денний.
Складаючи порядок денний, варто на початок ставити питання, обговорення та вирішення яких вимагатимуть найбільшої уваги, зусиль і творчого підходу присутніх, адже з часом рівень їх енергії очевидно і безумовно знизиться.
Якщо ви хочете, щоб співробітники справді брали участь у тому, що відбуватиметься, формулюйте положення порядку денного у нейтральній формі. Так, якщо ви запишете: "Голосування за новий бюджет",- це автоматично знизить активність учасників тому, що саме формулювання пункту регламенту підкаже їм, якого рішення від них чекають (проголосувати "за"). Тому краще поставити "голосування щодо нового бюджету". Звичайно, інколи можна використати порядок денний для вираження певних побажань організаторів, але робити це треба дуже обережно, щоб не понизити дух творчості та почуття важливості і власної значущості учасників.
Називайте пункти порядку денного у тому порядку, в якому буде відбуватися обговорення питань. При цьому враховуйте можливі приходи- відходи тих учасників, які за певних причин не можуть бути присутніми до кінця заходу.
Завжди зазначайте конкретну особу (осіб), яка відповідає за підготовку певного окремого питання. Необхідно мати людину (людей), яка несла б відповідальність за зроблене/незроблене.
Визначення точного часу, що відводиться для кожного пункту регламенту,- надзвичайно важливий елемент при підготовці успішного засідання. Дуже часто, коли часові рамки пунктів порядку денного не встановлюються, обговорення першого питання забирає більшу частину часу, відведеного для всього заходу, і, як результат, останній(і) пункт(и) або розглядається поспіхом і не повністю, або ж не розглядається зовсім. Особи, які відповідали за підготовку питань, що виявилися не повністю обговореними/зовсім не обговореними, можуть відчувати себе забутими. Без вияву належної уваги з боку присутніх до підготовленої ними теми ці співробітники можуть зробити висновок, що їх питання не має особливого значення для загальної справи. Тому наступного разу вони можуть підготуватися до заходу менш ретельно, або ж зовсім нічого не зробити.
Зупиняючи когось із виступаючих тому, що час, відведений йому, закінчився, головуючий обов'язково має сказати, що обговорення цієї теми може бути/буде продовжене на наступному засіданні. У тому разі, коли присутні вважають, що важливість проблеми вимагає продовження дискусії і тому розгляд деяких інших пунктів порядку денного слід перенести/відкласти, необхідно обговорити цю пропозицію і прийняти відповідне загальне рішення.
Навіть неформальне засідання проходить успішніше у тому разі, коли порядок денний визначено заздалегідь. Зрозуміло, що для неформального засідання регламент може бути не таким детальним, як для формального заходу, але присутні у будь-якому разі повинні знати і розуміти, для чого/з якою метою вони зібралися, а також повинні мати перелік питань, які передбачається розглянути.
Маючи перед собою подібний документ, учасники:
а) витратять менше часу на дискусію, тому що мали можливість попередньо підготуватися,
б) не відволікатимуться на обговорення незапланованих тем.